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El cierre del año conlleva muchas responsabilidades a nivel contable, el aguinaldo se suma a ellas. Aunque puede ser que algunos empleadores ya lo hayan pagado, otros puede ser que aun estén dudando sobre cómo calcularlo o qué revisiones hacer antes de pagarlo. Como contadores hay muchas maneras en las que podemos acompañar a nuestros clientes en este proceso.
En este artículo hablaremos del aguinaldo como parte fundamental del cierre de año para el régimen de sueldos y salarios. Repasaremos algunos datos importantes a considerar para calcularlo y te aconsejaremos sobre cómo abordar el tema con tus clientes para lograr que el aguinaldo llegue a sus trabajadores sin contratiempos.
Aunque muchos hemos estado preparando el cierre anual con meses de anticipación nunca faltan detalles que siguen surgiendo en el último mes del año. Uno de ellos puede ser los aguinaldos de los trabajadores. Ya sea que seamos parte de un despacho independiente de abogados, del área contable de una empresa o estamos llevando la contabilidad de una persona moral. El aguinaldo viene a jugar parte de la contabilidad de los últimos meses del año.
Puede ser que muchos clientes no nos pidan ayuda para el cálculo de aguinaldos de sus empleados, o que nosotros mismos como contadores confiemos esta tarea a algún programa o plantilla de hoja de cálculo. Sin embargo, aunque este no es un cálculo complicado debemos de tener en cuenta que revisar los números para evitar errores nunca está demás. Especialmente si consideramos que el caso de cada trabajador puede variar según los días que haya trabajado en el año.
A su vez, muchas veces los patrones creen que es simplemente brindarles a los trabajadores el equivalente a quince días de salario, sin considerar los impuestos a los que se debe de gravar el aguinaldo. Por eso es importante recordarles a nuestros clientes en esta época de cierre de año y aguinaldos que podemos ayudarles a revisar que todos sus empleados reciban lo justo y que además se cumpla con los impuestos de ley por la prestación.
Como estrategia, antes de depositar el aguinaldo, es importante revisar que todos los datos que se ingresan para su cálculo. (Se haga manual, a través de un programa o incluso con ayuda de IA) sean correctos. Esto significa revisar que los días trabajados sean correctos. (Incluyendo el ajuste proporcional de ser necesario), el monto del salario mensual, los factores de proporción, así como la tasa correcta de ISR.
A su vez, no te olvides de repasar la ley para asegurarte de que el aguinaldo se esté calculando adecuadamente y en cumplimiento de la ley. El artículo 87 de la Ley federal del Trabajo nos indica algunos de los lineamientos del aguinaldo. En la ley de ISR, el artículo 94 nos aclara sobre la obligatoriedad de la retención de ISR al aguinaldo. Recuerda que a través de nuestra compilación de Leyes Gazhal puedes tener la ley en la palma de tu mano para asesorar a tus clientes como un profesional.
Además de revisar los datos que se ingresan para calcular el aguinaldo de cada empleado y las leyes que lo rigen, es importante asegurarnos de que tenemos toda la información correcta de los empleados. Como bien sabemos, ahora con la facturación 4.0, es más difícil errar en los datos de cualquier contribuyente. Sin embargo, todavía hay información que los empleados deben de proporcionar al empleador.
Por ejemplo, deben de informar a su empleador si tienen algún otro trabajo y si en ese otro empleo se le está dando el subsidio al empleo para evitar que se reciba por partida doble. Ahora bien, este es sólo un factor que además no tiene relación con el aguinaldo. Pero recordemos que, por ejemplo, el alta correcta en el RFC es determinante para la retención correcta de impuestos. Cuando empezó la facturación 4.0 muchos empleadores solicitaron la Constancia de Situación Fiscal de sus empleados para evitar errores al momento de facturar la nómina y como bien sabemos esto generó mucho caos. No sugerimos que se vuelva a pasar por este requisito para revisar los datos de los contribuyentes. Pero utilizar las facilidades en línea que nos da ahora el SAT es una herramienta útil para corroborar información.
Si acaso tenemos algún cliente que sólo quiere aclarar cómo se realiza correctamente el cálculo de aguinaldo, podemos ayudarle a esclarecer sus dudas. Primeramente, hay que recordar que a pesar de que nosotros conozcamos enteramente cómo se realiza el cálculo del aguinaldo, dado que muchos contribuyentes no están familiarizados con éste, hay que explicarlo en términos simples y evitando el lenguaje especializado. También recuerda que los ejemplos son importantes para ilustrar los casos. Estos son dos ejemplos que puedes utilizar para explicar el aguinaldo con salario mínimo (no el fronterizo sino el del resto del país):
Juan Pérez gana el salario mínimo, $248.93 pesos diarios, y ha trabajado en la empresa 365 días. Por lo tanto, tiene derecho a una quincena de aguinaldo, o que le representaría: $3,733.95. Dado que gana el salario mínimo no aplican retenciones de ISR.
Ahora bien, no sólo los empleados que llevan todo el año trabajando tienen derecho al aguinaldo. Quienes tienen menos de 365 días también tienen derecho a esta compensación, aunque claro, con un ajuste proporcional. Este ejemplo puede ayudarte:
Ana Rodríguez fue contratada hace apenas 150 días, igualmente gana el salario mínimo. Para obtener su equivalente de quincena debemos de dividir 15 entre 365 para obtener el factor de proporción. Este es de 0.04 que al ser multiplicado por 150 nos da un total de 6, estos son los días que se le pagarán de aguinaldo. El aguinaldo de Ana será entonces de seis días laborales, lo que nos da un total de $1,493.58
Sabemos que estos ejemplos son básicos y sencillos y omiten la retención de ISR. Sin embargo, pueden ayudarte a plantear una introducción para que tu cliente comprenda mejor cómo calcular el aguinaldo. Esto sin mencionar que muchas veces, los clientes pequeños que calculan ellos mismos los aguinaldos de sus trabajadores suelen brindarles el salario mínimo. Por lo que estos ejemplos podrían ser suficientes. Sin embargo, en el caso de necesitar explicar cómo calcular la retención de ISR, recuerda que usualmente los clientes buscan una fórmula para calcularlo, entonces podemos reducir la explicación legal al mínimo.
Para ayudarte a revisar las disposiciones oficiales sobre el cálculo de ISR sobre el aguinaldo, no olvides suscribirte a nuestra compilación de Leyes Gazhal para consultar los artículos 174, 96 y 93 fracción XIV, de la Ley de ISR. También este video puede ser un auxilio extra para tus clientes:
Además, recuérdales a tus clientes que no pagar el aguinaldo, pagarlo incompleto o no hacerlo antes del 20 de diciembre, tiene consecuencias, pueden enfrentarse a multas o sanciones graves.
Finalmente, recuerda que como contadores debemos de valorar la información que les damos a nuestros clientes y cobrar apropiadamente las asesorías. A su vez, si brindas cualquier herramienta creada por ti. Como puede ser una hoja de cálculo con las fórmulas precargadas para el cálculo del aguinaldo, son productos que puedes monetizar apropiadamente.
En el último trimestre del año es común comenzar a prepararnos para el cierre anual. Muchos contribuyentes pueden tener todavía pendiente el pago de aguinaldos, el cual debe de pagarse antes del 20 de diciembre. Si algunos de tus clientes se encuentran en esta situación puedes ayudarles, ya sea calculando el aguinaldo o asesorándolos para que lo hagan de manera autónoma. En cualquiera de los casos es importante revisar que los datos que se ingresan para el cálculo sean los correctos. Tomar en cuenta los días trabajados, el salario del empleado y las tasas de ISR gravable para la retención. (en caso de darse). Recuerda que para brindar mejores asesorías o para realizar los cálculos más acertados es buena idea tener la ley en la palma de tu mano. Para ello suscríbete a nuestra compilación de leyes Gazhal.
¿Tienes pendiente el cálculo del aguinaldo de este año? ¿Qué estrategias usas para calcularlo sin errores? Cuéntanos en los comentarios.
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