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El fraude fiscal es una práctica ilícita que puede tener graves consecuencias para los contribuyentes. Como contadores, no prestarnos a estas prácticas es crucial para mantener nuestra integridad y credibilidad profesional. ¿Cómo podemos prevenir el fraude desde todos los ángulos de nuestra práctica contable?
En este artículo hablaremos de medidas antifraude que podemos tomar como contadores, abarcaremos cuestiones de cultura, procesos, tecnología y el estudio de la ley.
Muchos contribuyentes creen que ignorar o engañar a la autoridad hacendaria es la manera más fácil de hacer crecer su negocio. Muchas personas físicas y morales buscan la asesoría de profesionales de la contabilidad como nosotros para saltarse la ley, poniendo en jaque nuestra ética profesional. Sin embargo, cada vez es más difícil que la autoridad pase por alto casos de evasión o fraude fiscal.
Como contadores sabemos que el SAT cada vez implementa más herramientas que buscan comprobar que los contribuyentes en efecto estén cumpliendo con sus obligaciones fiscales. El Buzón Tributario, el CFDI 4.0, la firma electrónica, son algunas herramientas que han ayudado a la autoridad a modernizarse y que de cierta forma facilitan que los contribuyentes se identifiquen y que los documentos sean más difíciles de falsear. A su vez, se han instaurado sanciones más graves para casos de este tipo. En el último sexenio vimos casos de deudas millonarias con el SAT como fue la de TV Azteca.
Más allá de que ahora sea más difícil cometer fraude fiscal, como contadores debemos de tener nuestros valores claros. Es decir, no podemos ejercer de acuerdo con la ley por miedo a las consecuencias de lo contrario, debemos de saber que hay un valor intrínseco en la contribución pública y nuestra labor es guiar a nuestros clientes para cumplir con ella.
En artículos anteriores ya hablamos sobre la NIGC, la contabilidad creativa y la ley antilavado de dinero, de hecho, en muchos artículos hemos tocado la labor del contador como auditor o como comprobador de operaciones. Todas estas son funciones delicadas de nuestra profesión que pueden ayudar a perseguir o evitar fraudes. Sin embargo, para ejercer todas estas delicadas funciones debemos de contar con medidas que aseguren la ética de nuestra profesión.
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Para evitar que nuestra práctica contable se vea ensuciada por el fraude hay varias medidas que podemos implementar. Estas medidas tienen que ver con control de procesos, pero también con el establecer concretamente una cultura de responsabilidad e integridad. Ya sea que trabajemos como contadores independientes, en un despacho o un área contable de una empresa, podemos adaptar estas medidas según nuestras necesidades para evitar fraudes y asegurar nuestra integridad ética y moral.
Puede parecer que un documento que declare la integridad del área contable es letra muerta, sin embargo, es mucho más que eso. Así como los avisos de privacidad plantean las condiciones bajo las cuales una organización resguarda los datos de los usuarios (independientemente de si los usuarios la leen o no), una declaración institucional de integridad en el área contable protege por anticipado los principios bajo los cuales se va a realizar la práctica contable.
Hacer pública una declaración institucional de integridad ayuda a que los clientes sepan de antemano qué prácticas son aceptables y cuáles no. Es decir, ayuda a que a futuro no haya malos entendidos basados en negarse a proceder en contra de la ley o simplemente forzando los alcances de ésta. A su vez, es una manera en la que los clientes que sinceramente buscan cumplir con sus obligaciones se sientan seguros de estar contratando un servicio contable que se ciñe a la ética profesional incluso en los casos más difíciles.
Cuando se trata de un departamento contable de una empresa pareciera ser innecesario dicha declaratoria dado que los servicios son para la misma empresa. Sin embargo, la declaratoria de integridad es un código que ayuda a estructurar el área contable para que siempre que se integre alguien nuevo al equipo se sigan las mismas medidas de integridad.
Además de tener claro el sistema de valores bajo el que se va a llevar la practica contable, también es importante saber cómo abordar los riesgos relacionados al fraude. Es decir, ¿qué medidas se van a implementar para prevenir situaciones vulnerables de fraude fiscal? ¿cuál es el procedimiento para identificar dichos riesgos? ¿cómo se pueden disminuir los riesgos? Para ello lo mejor es implementar un sistema de gestión de riesgos.
¿En qué se basa un sistema de gestión de riesgos? Es el diseño de un plan para adelantarse a las circunstancias en las que aumentan los riesgos, en este caso, de fraude fiscal. El sistema de gestión de riesgos, identifica, analiza y evalúa los riesgos para implementar medidas específicas que disminuyen los riesgos de cada caso. En artículos anteriores hablamos sobre las NIGC (Normas Internaciones de Gestión e Calidad), las cuales, a través de un sistema de gestión de riesgos, implementan medidas de calidad a cada uno de los procesos de auditoría. Aunque las NIGC están diseñadas específicamente a las auditorías, el sistema de gestión de riesgos perfectamente puede ser aplicado para otras áreas de la contabilidad.
Para aplicar un sistema de gestión de riesgos primero debemos de estudiar cómo puede ser aplicado. Seguidamente podemos comenzar a elaborar manuales o a implementar procedimientos para disminuir los riesgos específicos de nuestra práctica contable. Existen muchos recursos en línea para la gestión de riesgos que pueden ayudarte a estudiar e implementar esta estrategia específicamente para la contabilidad.
En este blog siempre defendemos el valor de utilizar tecnología de punta para potencializar nuestra práctica contable. En lo que refiere a protección antifraude, sabemos que las medidas aplicadas a procesos y a cultura general de nuestra práctica son importantes, pero siempre podemos ir un paso más adelante utilizando herramientas inteligentes. A continuación, te dejamos un par de sugerencias de herramientas tecnológicas antifraude que puedes integrar a tu práctica contable.
¿Quién tiene acceso a la información delicada que manejas en tu práctica contable? ¿Sabes quién fue el último en acceder a ciertos documentos? Los usuarios y contraseñas ya son el pan nuestro de cada día en tanto que vivimos en la era de la revolución industrial de la digitalización, sin embargo, muchas veces no implementamos esas medidas al interior de nuestro despacho contable.
Si trabajas con más colegas puede ser que haya quienes no sean personal de confianza, sean auxiliares contables nuevos o pasantes. No todos deben de tener acceso a todos los documentos en el despacho por razones de seguridad. Asimismo, quienes tienen acceso es buena idea que queden registrados. Por ello, implementar un sistema de autenticación de identidad, ya sea para acceder al equipo de cómputo, a ciertas carpetas o al ERP, es una buena idea pues ayuda a llevar un control de quiénes han ingresado y de qué movimientos son responsables.
Existen sistemas de autenticación muy simples, pero también ya hay varios potenciados por IA. Asesorarte con un experto en software de este tipo te ayudará a conocer la solución a tu medida.
En este blog mil veces hemos hablado del valor de la recopilación de datos contables. A través de un ERP se pueden automatizar muchas de las labores del contador y recibir reportes que analicen los datos contables del cliente para ayudar a hacer ajustes financieros que incrementen las ganancias. Sin embargo, eso no es todo lo que la gestión de datos puede hacer.
La identificación de patrones es crucial para saber cuándo ha habido movimientos fraudulentos. Algunos ERP ya cuentan con inteligencia artificial que analiza los datos y notifica esto, sin embargo, también hay herramientas adicionales de IA que cumplen con esta función. De nuevo, asesorarte correctamente te ayudará a invertir en una herramienta a la medida de tus necesidades.
Además de contar con una cultura antifraude, de conocer las medidas para disminuir riesgos y tener las herramientas inteligentes para ejercer sin fraude, también puedes asegurarte de contar un equipo que está a la vanguardia en cuestiones antifraude. ¿Cómo se logra esto? Más allá de saber utilizar la tecnología o respetar procesos, uno puede formarse para tener más experiencia ante hechos fraudulentos.
Existen diplomados por parte de universidades, así como cursos especializados en detección de fraude. Específicamente existe el examen CFE (Certified Fraud Examiner) que provee una licencia para examinar casos de fraude. Este examen es impartido por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE por sus siglas en inglés). Contar con esta formación trae consigo varios beneficios: se puede ampliar la práctica contable a la auditoría, ayuda a proteger a la organización de fraudes y aporta credibilidad al despacho.
Nada previene más los fraudes que conocer los límites estrictos de la ley. Cuando como contadores actuamos por costumbre es cuando podemos cometer errores o ignorar actos que están evadiendo obligaciones. A la vez que debemos de estar dispuestos a automatizar nuestra profesión en lo que respecta a tareas repetitivas, también debemos de salirnos de la caja y repensar qué corresponde al análisis humano.
Estudiar la ley, conocerla plenamente, nos ayudará a ejercer siempre en el marco de la ley. Para estudiarla sin caer en arcaísmos podemos valernos de herramientas que modernicen el estudio de la ley. Nuestra compilación de leyes Gazhal pone en la palma de tu mano la ley para que la estudies fácilmente. A través de ella puedes consultar fácilmente la ley para consultar artículos específicos según el caso que desees atender. Suscríbete para comenzar a consultar la ley como un contador experto en prevenir fraudes.
El fraude fiscal suele ser común entre personas físicas y morales que no comprenden el valor de la contribución. Como contadores debemos de ayudar a nuestros clientes a ver este valor y estar atentos a las prácticas que ponen en riesgo nuestra ética profesional. Implementar medidas para laborar con una cultura antifraude como puede ser una declaratoria de integridad ayuda a que los clientes y nuevos integrantes de nuestro equipo conozcan los lineamientos bajo los cuales trabajamos.
A su vez reconocer las situaciones de riesgo que nos acercan al fraude y gestionarlas nos ayuda a conocer los procedimientos correctos para disminuir los riesgos. Valernos de herramientas tecnológicas inteligentes como la autenticación de identidad y la gestión de datos con IA nos ayudará a eficientar procesos y a evitar fraudes. Finalmente formarnos continuamente estudiando la ley es una gran medida antifraude, hacerlos a través de nuestra compilación de leyes Gazhal garantiza que podrás consultar la ley de manera inteligente.
¿Qué medidas antifraude implementas en tu practica contable? Cuéntanos en lo comentarios.
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