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Fines de mes y fines de año siempre son caóticos para los contadores. En realidad, dependemos de los periodos oficiales establecidos por el fisco más que del calendario, aunque los finales suelen coincidir. ¿Por qué son tan difíciles los cierres fiscales? Muchas veces es porque esperamos hasta que sea el último día hábil para realizar las operaciones necesarias y es entonces cuando nos damos cuenta de que no contamos con toda la documentación necesaria, que hay CFDI emitidos con errores o algunos de los que nunca se recibieron los pagos correspondientes… Todo esto sin mencionar que el portal suele saturarse al final de los periodos con personas intentando hacer las mismas operaciones que nosotros. ¿Cómo podemos aligerar la carga del cierre fiscal?
En este artículo hablaremos del cierre fiscal, sobre por qué es importante planearlo con antelación, sobre cómo podemos organizarnos mejor, qué cuestiones debemos estudiar para asegurar que estamos cumpliendo con la ley y cómo podemos comunicarnos con los contribuyentes para obtener documentación necesaria pero también para adelantarles cómo está cerrando el año.
Ya en la introducción de este artículo decíamos que muchas veces llegamos a los cierres fiscales con el tiempo justo y sin conocer a profundidad la situación fiscal de nuestros clientes. Por lo mismo, el cierre fiscal se vuelve una lucha contra corriente y con tiempo límite. Sin embargo, darnos un par de meses para comenzar a preparar el cierre fiscal puede hacer toda la diferencia.
Se dice mucho que es propio de la cultura mexicana dejar las cosas para el último minuto. Aunque muchas veces no es una cuestión cultural sino de saturación de otros pendientes o de exceso de trabajo. Como contadores sabemos que siempre hay trabajo por hacer y que es difícil adelantarse a los trámites que sabemos inminentes. Sin embargo, difícil no significa imposible; podemos organizarnos para avanzar un poco cada día y llegar al cierre fiscal bien preparados.
Además, comenzar desde ahora a planear estas cuestiones nos ayudará a detectar si debemos cancelar algún CFDI y emitir uno nuevo relacionado o hacer algunas correcciones fiscales. Hacerlo ahora nos permitirá hacerlo dentro del periodo permitido por la autoridad (es decir, en el mismo año en el que ocurrió el error). Poder hacer correcciones nos evitará problemas futuros con la autoridad.
Uno de los pasos más importantes para preparar el cierre fiscal es la revisión profunda de la contabilidad, pues esta revela los ingresos, egresos, capital y pagos de impuestos… Es decir, la contabilidad nos revela históricamente el estado financiero de nuestros clientes y cómo se deben presentar dichos movimientos ante Hacienda.
Esta tarea supone un gran manejo de datos. Sabemos que entre más grande es el contribuyente, mayor es la tarea. Sin embargo, hay que apoyarnos en la tecnología para agilizar el análisis de los datos y a partir de ellos actuar. Contar con un programa que realice auditorías internas es de mucha ayuda para verificar dónde existen errores o falta documentación importante para la fiscalización. En nuestro blog hemos recomendado programar a lo largo del año auditorías para hacer correcciones continuas y evitar que sea la autoridad quien nos contacte para auditarnos. En este momento del año sería especialmente crucial auditar la contabilidad de nuestros clientes, pues estamos en el último llamado para hacer las correcciones pertinentes.
Sólo a partir de la auditoría interna es que podemos comenzar a visualizar qué acciones subsecuentes debemos ejecutar. Es decir, mientras no sepamos en concreto si hay errores o no, si falta documentación o no, no podemos proceder. Imagina que te comunicas con tu cliente para decirle que envíe cualquier documento faltante antes de hacer la auditoría, probablemente el cliente tampoco sabe si falta algo. Será mucho mejor solicitar concretamente una factura, contraseña o estado de cuenta bancario según sea el caso.
Entonces, lo primero será auditar la contabilidad de los clientes y después organizar qué acciones se deben tomar en orden de prioridad. Recordemos que, además, debemos de tomar en consideración cuáles son los parámetros específicos para manejar la información de nuestros clientes y presentarla ante la autoridad.
Las Normas de Información Financiera (NIF) son las normas que nos ayudan a determinar cómo se deben presentar ciertos documentos contables como lo son los estados financieros. Conocer las NIF nos ayuda a manejar adecuadamente la información de nuestros clientes y nos asegura presentarla de tal manera que sea legible y útil para el crecimiento del negocio.
Muchas veces, como contadores, aprendemos a presentar la información financiera en la universidad o con experiencia de trabajo sin haber consultado nunca las NIF. Probablemente muchos de los criterios que nos enseñaron coinciden con ellas, pero siempre puede haber algo más por aprender o pulir. Por ello te recomendamos revisar las NIF al momento de preparar la documentación de tus clientes para el cierre fiscal. Puedes consultar las NIF en línea y existen muchos cursos en YouTube para estudiarlas, comprenderlas y aplicarlas mejor.
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Ahora bien, una cosa es la contabilidad y otra la fiscalización. Aunque claro que están estrechamente relacionadas, la información contable es vital para la fiscalización y es a través de ella que podemos saber cuánto y cómo deben contribuir nuestros clientes. La autoridad fiscal tiene sus propias reglas sobre qué documentos se deben presentar y cómo deben ser presentados. A su vez, hay reglas dependiendo del régimen fiscal de nuestros clientes sobre el cálculo de impuestos y deducciones.
Consultar las leyes fiscales y las reglas de la RMF puede consumir mucho de nuestro valioso tiempo. Aunque, así como hay herramientas para hacer auditorías, también las hay para consultar la ley. Nuestra compilación de leyes Gazhales tu aliado en la consulta de leyes fiscales, así como de la RMF. Suscríbete a Gazhal y prepara el cierre fiscal de tus clientes en el marco de la ley.
Otra actividad complicada en el cierre fiscal es mantener el contacto con nuestros clientes. Por un lado, como ya comentábamos, puede ser necesario requerirles documentos o información vital para preparar el cierre y que tengamos que ser insistentes en caso de que no respondan de inmediato. Por otro lado, también puede ser que queramos adelantarles algunas cifras para que visualicen cómo van a cerrar el año ante el SAT y hagan los preparativos pertinentes por lo que necesiten que expliquemos a detalle su situación y esto nos tome tiempo.
Una vez más, insistimos en los beneficios de la tecnología: son herramientas que nos pueden ahorrar tiempo. Podemos generar mensajes con inteligencia artificial que expliquen a nuestros clientes qué documentos nos faltan y podemos programar el envío, así como el seguimiento. También, la IA nos puede ayudar a redactar explicaciones simplificadas pero completas sobre cómo está cerrando el ejercicio fiscal el negocio. Incluso podemos dar un paso adicional y hacer una presentación.
A su vez, es de vital importancia recordar que realizar todo este trabajo nos ayuda a distinguirnos como profesionales que ofrecen mucho más de lo que puede ofrecer una máquina. Aunque claro que también significa que estamos ofreciendo un servicio superior que debe ser remunerado adecuadamente.
Los cierres fiscales pueden ser estresantes para los contadores; sin embargo, con la planeación adecuada se puede aligerar la carga de estos. Principalmente debemos revisar a profundidad la contabilidad para detectar errores. Correr un programa de auditoría interna nos puede ayudar a procesar más rápidamente los datos y así reconocer qué acciones se deben llevar a cabo para corregir errores o completar documentación faltante. Es importante que cualquier corrección se haga antes de que acabe el año para que sea permitida por la autoridad y no derive en multas o recargos.
Deberemos mantener contacto con nuestros clientes para hacerles cualquier solicitud, así como para comunicarles cualquier pago de impuestos que deban hacer. La IA nos puede ayudar a redactar correos y mensajes, así como explicaciones sobre las obligaciones que deben cumplir o las condiciones generales en las que está cerrando el ejercicio fiscal su negocio.
Por otra parte, será importante revisar las NIF para darle el tratamiento adecuado a la información de nuestros clientes y presentarla ordenadamente. Del mismo modo, las leyes fiscales nos indicarán con qué obligaciones deben cumplir nuestros clientes y cómo deben hacerlo. Para esto último, suscríbete a nuestra compilación de leyes Gazhal y apóyate en nosotros en este cierre fiscal.
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