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En la era del home office cada vez es menos común encontrar grandes corporativos u oficinas. Especialmente cuando se tratan de emprendimientos nuevos o de pequeñas empresas que prefieren no invertir en instalaciones. El home office presenta muchas comodidades para los profesionistas de hoy en día. Incluso la posibilidad de trabajar desde cualquier parte del mundo o de contratar los servicios de especialistas de cualquier horizonte. Sin embargo, ¿qué pasa con este tipo de negocios sin locación fija cuando la autoridad solicita un domicilio fiscal?
En este artículo hablaremos de las implicaciones legales de las oficinas virtuales, sobre cómo funcionan esta modalidad y qué artículos y reglas revisar para asesorar a nuestros clientes antes de que contraten este servicio.
Cada vez es más común que las empresas prefieran ahorrar en lo que respecta a instalaciones. Sucede que muchos nuevos negocios se dedican a rubros en los que pueden desempeñar sus actividades desde cualquier lugar en el que cuenten con un equipo de cómputo e internet. Las ofertas de servicios de nuestra era. (Como puede ser la creación de software o sitios web). Dependen muy poco de espacios físicos o de material de oficina. Es por ello por lo que muchos emprendimientos de la última década han optado por el trabajo remoto.
Aunque no es el único caso. Empresas consolidadas también están viendo beneficios en el trabajo remoto. Si bien, estas empresas suelen contar con grandes corporativos y quizás algunas de sus operaciones sí requieren bodegas. Oficinas u otros espacios especializados, también tienen áreas que bien pueden desempeñarse desde el home office. Más allá de ello, algunas empresas han visto en el trabajo remoto la posibilidad de expandirse a través sin tener que invertir en oficinas en un nuevo territorio.
Ahora bien, en el primer caso, ¿qué sucede con estas empresas en las que realmente no hay una oficina como tal? Aunque el esquema sea perfectamente funcional para la operación, recordemos que para muchos trámites oficiales de la empresa se solicita un domicilio. Ahí es donde entra la polémica sobre qué domicilio se debería de señalar como el oficial. ¿Es conveniente poner el domicilio del fundador de la empresa? ¿El del encargado de finanzas? ¿El del contador? Para resolver este problema muchas empresas optan por una oficina virtual.
Las oficinas virtuales brindan a las empresas que no cuentan con oficinas un domicilio que pueden registrar como la ubicación de sus operaciones. Por ejemplo, imaginemos una empresa dedicada a hacer páginas web, en ella trabajan programadores, copywriters, gente de administración, etc. Sin embargo, todos ejercen sus funciones desde casa e incluso algunos no viven en la misma ciudad que la mayoría. En ese caso, el patrón junto con los socios busca una oficina virtual para poder tener una dirección única que sea la oficial de la empresa.
Además de brindar domicilio a la empresa, usualmente las oficinas virtuales cuentan con varios servicios. La mayoría cuenta con salas de juntas, privados, espacios de cowroking y demás comodidades para que sus clientes puedan reunirse cuando sea necesario. Otro servicio importante que suelen brindar es la posibilidad de recibir paquetería en esa dirección así como algunas otras comodidades administrativas como contestar llamadas y tomar recados. Las comodidades de cada oficina virtual varían dependiendo de la empresa que ofrezca este servicio. Sin embargo, lo más importante que queremos destacar es que brindan a las empresas un domicilio que pueden utilizar como domicilio fiscal.
Muchos emprendedores dudan sobre si es legal contratar el servicio de oficina virtual e inscribir dicho domicilio como el domicilio fiscal en su información del RFC. El temor surge del hecho de que es una modalidad relativamente nueva y muchos desconocen realmente a qué se le considera domicilio fiscal.
En el caso de las personas físicas se considera domicilio fiscal al lugar en que el contribuyente habita normalmente (por más de seis meses). Aunque también se puede considerar el lugar principal de sus negocios, por ejemplo, si contara con un local donde desempeña sus actividades económicas.
Cuando hablamos de personas morales, se considera domicilio fiscal al lugar en el que está establecida su administración. Esto contempla que una empresa puede realizar sus operaciones desde un sitio, pero contar con oficinas administrativas en otro. Bajo esta lógica, para la autoridad es aceptable que una empresa realice sus actividades desde distintos lugares siempre y cuando tenga un domicilio donde pueda encontrar su administración.
Entonces el domicilio fiscal debe de ser:
Si una oficina virtual cumple con estos requisitos entonces no se estará infringiendo ninguna ley o reglamento y será válido que se declare como el domicilio fiscal.
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Estas son algunas de las leyes y reglas sobre domicilio fiscal que puedes revisar a través de Gazhal:
Dado que el esquema de la oficina virtual es cada vez más común debemos estar al tanto sobre cuáles son los servicios indispensables que deben brindar para estar compaginados con la ley. Ya dijimos que la oficina virtual para ser un domicilio fiscal aceptable debe de contar con una dirección real y localizable. Debe de poder considerarse el centro administrativo y un lugar al que los empresarios y socios se puedan presentar en caso de requerirlo.
Ahora bien, estos requisitos en parte dependen del contribuyente en sí. En el caso de la administración, lo más probable es que también se lleve en cualquier computadora transportable a la oficina virtual. Por otra parte, la posibilidad de asistir al domicilio fiscal en caso de que a autoridad le esté buscando es responsabilidad del empresario que contrata el servicio. Sin embargo, también hay cuestiones que tienen que ver enteramente con el servicio de la oficina.
De entrada, la oficina virtual debe de brindar una dirección certera para que al momento de que el contribuyente la suscriba a su información del RFC no caiga en simulación. Aunque claro, sería un caso muy complejo de la oficina virtual engañara a sus clientes sobre su ubicación, sobre todo si también ofrece recepción de paquetería y espacios de coworking. De cualquier modo, siempre es bueno recomendar a nuestros clientes que verifiquen la dirección para evitar cualquier malentendido.
Por otro lado, si la autoridad llegara a buscar al contribuyente en la oficina virtual, dada la naturaleza de este espacio, lo más probable es que no lo encuentre. Sin embargo, la autoridad da tres oportunidades para buscar al contribuyente, entonces uno no estaría en problemas a la primera. Si la oficina virtual cuenta con ciertos servicios administrativos pueden avisar al contribuyente sobre la visita de la autoridad y así agilizar cualquier proceso. A su vez, si la oficina cuenta con un contrato de arrendamiento el documento servirá como evidencia de que en efecto ese es el domicilio fiscal del contribuyente.
Entonces cuando uno de nuestros clientes esté buscando una oficina virtual les podemos recomendar que:
El trabajo remoto es prácticamente la norma de nuestros días. Sin embargo, las empresas siguen necesitando de una ubicación real para muchos trámites administrativos, uno de ellos es la inscripción al RFC. Las oficinas virtuales brindan soluciones para las empresas que desempeñan las mayoría de sus actividades de manera remota, uno de los servicios que ofrecen es una dirección para el domicilio fiscal.
Este servicio es perfectamente legal mientras se cumplan con las disposiciones de la autoridad: la dirección debe de ser localizable y real. Y ahí debe de poderse encontrar al contribuyente y su contabilidad. Cuando una oficina virtual brinda una dirección clara en la que se puede recibir paquetería y llegar fácilmente es un buen signo de estar contratando un servicio fiable. A su vez, es señal de un negocio loable que la oficina virtual brinde un contrato de arrendamiento. El cual servirá como evidencia ante la autoridad para corroborar el domicilio fiscal. Finalmente será responsabilidad del contribuyente la posibilidad de acudir al domicilio fiscal en caso de ser contactado por la autoridad. Por ese medio, entonces siempre es bueno contratar uno dentro de un radio de desplazamiento cómodo.
En todos los casos es importante recordarles a nuestros clientes que siempre debemos de revisar los fundamentos legales para evitar malentendidos con la autoridad. De la mano de Gazhal, las asesorías legales son eficaces y veloces, suscríbete hoy y consulta la ley como un profesional.
¿Tus clientes usan oficinas virtuales conforme a la ley? Cuéntanos en los comentarios.
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