Parece contradictorio pero muchas veces los emprendedores o empresarios temen ganar más dinero por miedo a tener que cumplir con nuevas obligaciones ante el SAT que puedan afectar sus finanzas. En realidad toda obligación está explicitada en la ley y como expertos fiscales podemos guiarles en dicho camino y ayudarles a crecer siempre de mano de la ley.

En este artículo hablaremos de la contabilidad electrónica y la DIOT, dos obligaciones de contribuyentes que generan grandes ingresos y que pueden ser desconocidas si nunca antes habían manejado operaciones tan grandes.

Crecer conlleva nuevas obligaciones

Como contadores sabemos que el sentido de la tributación es el mejoramiento del país y que a más crecimiento y mayores ingresos más se pide de los contribuyentes. El miedo de muchos emprendedores o pequeñas empresas es crecer y dejar de estar en regímenes preferenciales o de contar con las facilidades fiscales que le brindaba la autoridad. Sin embargo, con la asesoría correcta no tiene por qué ser difícil crecer.

Cuando un empresa crece es recomendable que acuda con un experto fiscal o contable como nosotros para asegurarse de que esté cumpliendo con todas las obligaciones fiscales que se requieren de una operación de su tamaño. A pesar de que la autoridad cada vez tiene más medios para vigilar y auditar continuamente a los contribuyentes, sigue dando ciertas facilidades a quienes no ingresan grandes cifras anualmente, por ello la contabilidad electrónica y la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) no son obligatorias para algunos contribuyentes.

La ley nos dice que las personas físicas con ingresos no mayores a cuatro millones de pesos anuales en el ejercicio inmediato anterior quedarán relevados de enviar su contabilidad electrónica y de presentar la DIOT siempre y cuando presenten sus declaraciones provisionales mensualmente a través del portal “Mis Cuentas”. Si no se cumple con esta condición entonces deberán de presentar la DIOT y la contabilidad electrónica como cualquier otro contribuyente. Si tienes duda sobre estas condiciones puedes consultar la regla 2.8.1.17 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. También no te olvides de revisar la regla 3.13.16 sobre RESICO. Nuestra compilación de leyes Gazhal pone a tu disposición la RMF para que consultes fácilmente cualquier regla.

Ahora bien, cuando estamos hablando de contribuyentes que ya están rebasando el monto de los cuatro millones anuales es entonces cuando tenemos que asesorarles para que empiecen a llevar su contabilidad electrónica y presenten la DIOT. Ya hemos hablado en otros artículos de este blog sobre cómo puede ser difícil para los contribuyentes entender a qué se refiere la autoridad con ciertas obligaciones. Por eso, a continuación te dejamos una guía rápida para explicar a tus clientes qué es la DIOT y la contabilidad electrónica y cómo presentar cada una.

DIOT

La DIOT son las siglas que corresponden a la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros. Esta declaración es obligatoria para ciertas personas físicas y morales y es parte de la contabilidad que se debe presentar, informa al SAT sobre las operaciones realizadas con proveedores por concepto de IVA. Ayuda a la autoridad a llevar un control de las operaciones realizadas por una empresa con sus proveedores.

¿Cómo presentar la DIOT?

La DIOT se presenta en línea a través de un programa que el SAT pone a disposición de los contribuyentes. Se debe de descargar el programa y dar de alta los datos del contribuyente antes de poder llenar el formulario de la DIOT.

En el portal del SAT, en la página sobre la DIOT, del lado derecho en la sección “Contenidos relacionados” es donde encontrarás el enlace para descargar el programa. Para revisar cualquier requisito de la presentación de la DIOT puedes revisar la Resolución Miscelánea Fiscal vigente: Regla 4.5.1., cuarto párrafo y Anexo 1-A Trámite 8/IVA. Recuerda hacerlo a través de nuestra compilación de leyes Gazhal.

Te puede interesar

Fundamentos legales para la DIOT

Si quieres revisar cualquier detalle a profundidad de la DIOT para explicar a tus clientes te recomendamos que revises:

• Artículos 31 y 32 del Código Fiscal de la Federación
• Artículos 32 fracción V y VII de la Ley del Impuesto al Valor Agregado

Contabilidad electrónica

Desde 2014 se comenzó a implementar la modalidad de presentación de contabilidad a través de medios electrónicos. En artículos pasados de la sección de Exposition hablamos sobre las distintas reformas fiscales y cómo nos han llevado a un sistema que recae mucho más en los medios electrónicos. Por lo mismo no es de extrañar que la contabilidad electrónica sea un requisito para los contribuyentes con ingresos anuales iguales o superiores a los cuatro millones de pesos.

En este último caso se vuelve una obligación para los contribuyentes (sean personas físicas o morales) llevar registros y asientos contables en medios electrónicos y presentar mensualmente dicha información al portal del SAT.  Para que el cumplimiento de esta obligación se dé en conformidad con la ley se debe de enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas completo; ambos con el código agrupador del SAT.

A su vez el contribuyente debe de poder generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares. Éstas deben de estar disponibles en caso de que el SAT solicite comprobar algún movimiento del contribuyente o de algún tercero relacionado en una operación sospechosa, o en caso de que el contribuyente solicite una devolución fiscal o una compensación. Esto último es importante porque significa que dichas compensaciones o devoluciones sólo se pueden dar si se cuenta con la contabilidad electrónica adecuada.

¿Cómo presentar la contabilidad electrónica?

La autoridad ha establecido parámetros para la presentación de la contabilidad electrónica. Primeramente, la contabilidad electrónica debe de llevarse en cortes mensuales en archivos formato XML.

Toda la documentación deberá de ser enviada a través del Buzón Tributario. Para ello se debe de comprimir los archivos en formato .zip y se debe de contar con e.firma vigente para completar el trámite.

Los archivos se deberán de nombrar con el RFC del contribuyente, el año del ejercicio a cuatro dígitos y el periodo mensual a dos dígitos. Seguidamente debe de ir la clave del archivo de contabilidad que se esté enviando:

• CT: Catálogo de cuentas
• BN: Balance general con la información normal.
• BC: Balance general con información complementaria.
• PL: Pólizas del periodo.
• XC: Auxiliar de cuentas o subcuenta.
• XF: Auxiliar de folios.

El catálogo de cuentas debe de presentarse por primera vez junto con la balanza de comprobación. Cada vez que haya un cambio o actualización en las cuentas de mayor debe de enviarse nuevamente el catálogo de cuentas. De tal suerte que si cada mes se hacen movimientos en las cuentas se deberá de enviar nuevamente el catálogo de cuentas y el balance general.

Fundamentos legales para la Contabilidad Electrónica

Para tener en orden la contabilidad electrónica que se entrega al SAT debemos tener en cuenta las reglas que rigen esta documentación. Para ello te recomendamos revisar:

• Regla 2.8.1.4 y 2.8.1.5 de la Resolución Miscelánea Fiscal
• El anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal

También el SAT tiene a disposición una guía sobre “Mi Contabilidad para personas físicas”.

¿Qué servicios ofrecer a los clientes en crecimiento?

Muchas veces sucede que las empresas o emprendedores no esperaban crecer como lo hicieron en cierto periodo, a veces se abren oportunidades inesperadas y deben de hacer cambios radicales para adaptarse a sus nuevas condiciones. Cuando un cliente ha crecido lo suficiente para que la autoridad espere más contribuciones hay que tener especial cuidado en los procesos necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales.

Por un lado, si se trata de un contribuyente organizado, en su negocio posiblemente ya llevaba la contabilidad y solamente deba de acostumbrarse a presentarla electrónicamente cada mes. En ese caso podemos ofrecerle una asesoría o capacitación para que su propio equipo dentro de la empresa o él mismo presente su contabilidad electrónica sin problemas. Recordemos que se puede tratar de una persona física que realmente no tiene un gran equipo de trabajo, esto es cada vez más común en las economías basadas en las ventas en línea o las inversiones.

Por otro lado, bien puede ser que haya que regular por completo al contribuyente y ofrecerle servicios contables tradicionales. Para algunos clientes será más valioso el tiempo que liberen al no tener que presentar ellos mismos ni la contabilidad ni la DIOT. Esto es respetable y pueden dejar en nuestras capaces manos estas obligaciones aunque claro, nosotros podemos utilizar las herramientas que queramos para hacerlo. Dicho esto, recordemos que utilizar inteligencia artificial o softwares que organicen la información y documentación es una opción inteligente que nos puede ahorrar mucho tiempo y mantener a nuestros clientes felices. En ese aspecto nosotros nos quitamos trabajo alienado de encima y podemos continuar trabajando en ofrecer mayor calidad a través de asesorías y procesos de auditoría para verificar que todo esté en orden.

Finalmente, también puede darse el caso de un contribuyente que necesite hacer las cosas por su cuenta, pero desee ayuda tecnológica. Esto no quiere decir que nos desplace como expertos fiscales y contables, también nuestra experiencia puede ayudarle a escoger el software que necesita para llevar con orden sus obligaciones. A su vez, si se trata de algún negocio más sencillo o un contribuyente que no se siente cómodo con tecnología de punta, podemos incluso venderle hojas de cálculo que estén listas para vaciar los datos y que se lleve la contabilidad en automático. Sumado a este producto podemos venderle un curso o capacitación para que sepa utilizar todas las herramientas y presente correctamente su contabilidad electrónica. Por sencillo que parezca ofrecer este producto puede ser la solución ideal para muchos clientes y de la mano podemos recordarles que nuestra asesoría en cualquier tema fiscal o contable siempre estará disponible. Recuerda que para ser el mejor asesor contable debes de tener la ley en la palma de tu mano, suscríbete a nuestra compilación de leyes Gazhal para que ofrezcas a tus clientes tus perspectivas de experto de mano de la ley.

Conclusiones: facilitar el crecimiento de nuestros clientes

Muchos contribuyentes temen el crecimiento de sus negocios por tener que cumplir con nuevas obligaciones ante la autoridad. Aunque el proceso pueda ser intimidante para ellos, nosotros como expertos fiscales y contables podemos guiarlo, hacerles saber de sus nuevas obligaciones e informarles cómo presentarlas a través de una asesoría.

La contabilidad electrónica y la DIOT se vuelven obligaciones de quienes cuentan con ingresos iguales o mayores a cuatro millones de pesos anuales, estos clientes pueden necesitar ayuda para comprender cómo presentar estas obligaciones. Además de mostrarles cómo hacerlo y explicar la importancia de cada una, podemos apoyarlos a buscar la mejor solución para facilitar el cumplimiento de sus nuevas obligaciones, sea que nosotros llevemos esos procesos, que contraten un software especializado o que nosotros mismos les proveamos una solución tecnológica. El crecimiento siempre es una oportunidad y nosotros como contadores podemos ser los mejores aliados de nuestros clientes, siempre de mano de la ley con nuestra compilación de leyes Gazhal.

¿Tienes clientes que ahora deben de presentar su contabilidad electrónica o DIOT? ¿Cuáles han sido sus retos? Cuéntanos en los comentarios.