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Cuando personas no versadas en ámbitos administrativos ven una empresa, sea del tamaño que sea. Es fácil que se enfoquen en sus ganancias y dejen de lado los costos que la mantienen funcionando. Como contadores sabemos que todas las empresas tienen gastos operativos y que mantener una nómina de empleados puede representar un gran gasto. Aunque claro, dicho gasto es absolutamente necesario, pues es sólo con el trabajo de los empleados que las empresas pueden lograr sus ganancias. Administrar adecuadamente la nómina y los gastos patronales que implica supone un buen manejo financiero para las empresas que permitan su sustentabilidad a lo largo del tiempo. Sin embargo, a veces no sólo se trata de pagar a los empleados el salario y las prestaciones justas. Sino de saber qué hacer ante un despido o una renuncia.
En este artículo hablaremos de los costos patronales que implican los despidos y las renuncias para los patrones. Cómo debe de intervenir el papel del contador, qué cálculos deben de hacerse conforme a qué leyes y cómo pueden evitar mayores complicaciones los patrones en estos casos.
Como contadores más de una vez nos habrá tocado atender clientes que son patrones y que desean que la nómina “no les cueste tanto”. Posiblemente este sea el escenario de fantasía ideal para muchos empresarios. Sin embargo, como contadores conocedores de la ley sabemos que evitar estas obligaciones puede resultar mucho más costoso que cumplir con ellas. Los trabajadores están protegidos por la Ley Federal del Trabajo, a ella se suma la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social y demás leyes tributarias que obligan a los patrones al pago de impuestos por sus trabajadores.
Incumplir con los costos patronales implica ir en contra de muchas leyes. Por lo mismo, el patrón que no cumple está vulnerable en el momento en el que un trabajador denuncie la irregularidad. Por ello, no hay manera de disminuir ni de evadir los costos patronales. Si acaso, lo que se puede lograr a través de una contabilidad organizada y enfocada a las finanzas, es ajustar otros gastos para que la nómina no pese tanto en las ganancias del patrón.
Ahora bien. En lo que respecta a despidos y renuncias, tampoco es posible disminuir o evitar pagar los montos a los que tiene derecho el trabajador. Aunque en este caso, como contadores no debemos de llevar solos la carga de los despidos y renuncias.
En múltiples artículos de este blog hemos hablado sobre cómo muchas veces las responsabilidades de los contadores se mezclan con aquellas del personal de recursos humanos; con los despidos y renuncias podría suceder algo similar. Ante un despido o una renuncia, los trabajadores tienen derecho a ciertos pagos que como contadores podemos calcular fácilmente. Lo mejor siempre es revisar rigurosamente la ley para tener un cálculo preciso. En lo que respecta a las leyes fiscales, recuerda que suscribiéndote a nuestra compilación de leyes Gazhal podrás revisarlas fácilmente y asegurar un cálculo adecuado de ciertos montos. Aunque, claro que también es primordial revisar la Ley Federal del Trabajo. Sin embargo, la información complementaria para calcular estos montos se debe dar por parte de recursos humanos. Ellos deben contar con el cálculo de los días trabajados y las prestaciones a las que tenían derecho.
Por otra parte, los despidos o renuncias son casos delicados donde normalmente la ley protege al trabajador. Lo que es recomendable que el patrón cuente con un equipo legal que le ayude a navegar la situación. Por ejemplo, es conveniente que el patrón cuente con contratos para sus empleados y que ante una renuncia también se firme un documento, en general. Documentar cada caso ayuda a que el patrón pueda defender su versión de los hechos si acaso el trabajador busca aprovecharse después. No solamente hace falta asesoría legal, sino asesoría especializada en material laboral.
Entonces, cuando sucede un despido o una renuncia, se requiere de un buen equipo de recursos humanos, abogados en materia laboral y contadores que proporcionen las cifras correctas según lo que dictan los derechos de los trabajadores y el caso particular presentado. Sólo con la asesoría correcta de las tres partes es que un patrón puede evitar problemas mayores.
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Sabemos que un despido no es lo mismo que una renuncia. La renuncia se da cuando un trabajador voluntariamente cesa la relación laboral. En ese caso el trabajador tiene derecho a un finiquito que corresponde a los días en los que trabajó en el último periodo. Además, le corresponde una parte proporcional del aguinaldo, así como de otras prestaciones como puede ser su prima vacacional, bonos o utilidades pendientes. El cálculo del finiquito debe darse de manera proporcional al tiempo en el que el empleado trabajó. Asegurarse de que los datos sean correctos hará la diferencia entre un cálculo adecuado y uno que podría significar una demanda para el patrón. Por ello será importante mantener un canal de comunicación abierto con recursos humanos y los abogados de la empresa.
Por otro lado, cuando un empleado es despedido, tiene otros derechos, entre ellos la liquidación que es una suma mayor a la del finiquito. El caso del despido puede ser mucho más escabroso, reiteramos la importancia de contar con asesoría legal especializada en estos casos. Además de asegurar la conformidad del trabajador con los cálculos que se den para evitar que el patrón deba de pagar más a largo plazo.
Recuerda revisar la Ley Federal del Trabajo, los artículos 46 al 52 podrán orientarte sobre los cálculos de los finiquitos y liquidaciones. Además, recuerda que a través de Gazhal podrás revisar las leyes fiscales y la RMF que podrán ayudarte a calcular otros montos a los que tenga derecho como la PTU.
Sabemos bien que los empleados implican costos para los patrones. Sin embargo, siempre es mucho más barato cumplir con lo que estipula la ley antes que pagar grandes sumas en multas. Por ello es importante llevar la nómina en conformidad con la ley. Por otra parte, cuando se culmina una relación laboral. (Sea por decisión del trabajador o del patrón), hay que trabajar en equipo como contadores con recursos humanos y abogados en materia laboral. Solo a través de estas tres dimensiones se puede garantizar un cálculo adecuado de las sumas a las que tienen derecho los trabajadores en estos casos. Siempre va a ser la mejor estrategia cumplir con lo que dicta la ley y llevar una documentación que respalde cualquier operación, antes que intentar llegar a acuerdos que no se apegan a ley. Como contadores siempre podemos alentar a nuestros clientes que son patrones para cumplir con lo estipulado por la ley proporcionándoles información financiera estratégica que aligere la carga legal sin necesidad de evadir la ley.
¿Has llevado el cálculo de liquidaciones y finiquitos? Cuéntanos en los comentarios.
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