A más de un año del primer anuncio de la implementación de la factura 4.0 se sigue escuchando de problemas para la emisión de los nuevos CFDI. Pero, ¿por qué sigue representando un reto?
En este artículo hablaremos de algunos de los problemas más comunes al emitir facturas 4.0, de los costos que ha implicado para algunas empresas y de un par de soluciones para facilitar el trabajo a los departamentos contables.
Los nuevos requisitos, información y validaciones del CFDI 4.0 han generado algunos problemas para su correcta emisión. A continuación, señalamos algunos de los problemas más comunes hasta la fecha.
La matriz de errores del CFDI 4.0, es el documento que contiene los parámetros de validación del CFDI, establece la pauta para que los emisores validen este requerimiento. En cuanto al régimen fiscal, la matriz señala los siguientes parámetros:
Como vemos, aun cuando parezca que la validación del régimen del receptor es muy sencilla, los emisores de CFDI deben de asegurarse de que los regímenes a registrar, para efectos de facturación, sean los procedentes con el uso que se pretenda dar al comprobante; ya que si, por ejemplo, se quiere emitir erróneamente un CFDI a una Persona Física con el régimen 605 Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios y con uso del CFDI G03 Gastos en general, la emisión de dicho comprobante será imposible.
Otro de los principales problemas hasta ahora, habita en la discrepancia entre el Registro Federal de Contribuyente (RFC), la razón social y el código postal que deben capturarse en el CFDI 4.0 y los que están registrados en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
La solución más adecuada es corroborar los datos del receptor con los contenidos en su Constancia de Situación Fiscal actualizada. Esto úlrimo es muy importante porque la información puede cambiar en tan solo unos meses y al llenar un CFDI con información desactualizada estaremos incurriendo en un error de llenado.
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Otro de los errores más comunes se presenta al hacer la factura global y la factura para público en general.
La factura global es un CFDI que contiene o engloba todas las operaciones realizadas en una fecha determinada. Por ejemplo, las ventas de todo el día, la semana o el mes. Se debe de expedir 24 horas después del cierre de las operaciones que se incluyen en el CFDI con el RFC “XAXX010101000” y como “Nombre del receptor” se registra “Público en general”. Para este tipo de factura se debe de añadir el rubro Información Global para registrar la periodicidad, meses y año de emisión. En lo que respecta al domicilio fiscal del receptor, se debe de ingresar el mismo que el del Lugar de Expedición. En método de pago siempre se le atribuye “pago en una sola exhibición” (PUE).
Ahora bien, ¿cuál es la particularidad de las facturas para público en general? También se debe de usar el RFC genérico “XAXX010101000” pero se le puede colocar un nombre, aunque este no esté ligado con el RFC. En este tipo de facturas no se engloban todas las operaciones de un periodo, sino que se emiten para una transacción en especial.
El pasado 1 de julio se volvió obligatorio para los empleadores emitir CFDI de nómina en la versión 4.0 y para el 26 de junio, El Economista reportaba que el SAT había detectado que el 30% de las empresas aun no habían actualizado su emisión de facturas. Esto significa que un porcentaje considerable de empresas no estaban listos para la transición posiblemente por los problemas que enlistamos anteriormente. Pero, ¿por qué es un problema?
En primer lugar, la emisión de facturas 4.0 ha representado un gasto administrativo para la mayoría de los empleadores. Dado que hay que verificar los datos fiscales de cada uno de los empleados, desde el Régimen Fiscal hasta el código postal, la mayoría de los departamentos contables, tanto de PYMES como de grandes empresas, no se han podido dar abasto para corroborar todos los datos necesarios. Como consecuencia han tenido que contratar personal extra para subsanar esta falla. Por un lado esto significa más oportunidades de empleo para más contadores, sin embargo, la mayoría de las veces son contrataciones eventuales haciendo el repetitivo trabajo de corroborar datos.
Por otra parte, los errores en los CFDI disminuyen la posibilidad de deducir varios gastos. Esto acaba representando un gasto extra para las empresas encima de haber tenido que invertir en más personal para sus gastos administrativos.
Finalmente, los errores en los CFDI pueden generar multas. De acuerdo con el artículo 84 del Código Fiscal de la Federación un contribuyente se puede hacer acreedor a una multa de 17 mil a 97 mil pesos por no emitir sus facturas en el formato 4.0. Además, cada factura errónea puede generar una multa que va desde los 400 a los 600 pesos.
Entonces, la emisión de facturas 4.0 ha representado un reto puesto que la validación de datos requiere de la contratación de personal extra, además los coartan la posibilidad de deducir e incluso pueden llegar a generar multas por parte de la autoridad.
Como contadores debemos de presentar soluciones y no más problemas. Por ello si en estos momentos eres parte de un departamento contable o estás siendo contratado de manera eventual para regularizar algunos errores con respecto a los CFDI 4.0, aquí te dejamos algunos consejos para una emisión de facturas fluida y libre de equivocaciones.
Tener documentación oficial a la mano es una buena estrategia para evitar errores. Puedes descargar guías de llenado, la matriz de errores y los catálogos con los valores que debe contener cada factura. Sobre todo, debes de asegurarte de tener la versión más actual de la información, sólo así podrás asegurar estar al día y no estarte rigiendo por normas desactualizadas.
El timbrado será más rápido desde el principio la factura se llenó correctamente. También puedes hacer uso del Verificador de CFDI del SAT, al ingresar captura tus datos, luego el folio fiscal de la factura, el RFC del emisor y finalmente da clic en verificar. Esto te ayudará a verificar los CFDI que recibas pero también a asegurar que los que emitas estén en regla y puedas corregir errores antes de que el SAT te lo requiera.
A la vez, para la validación de datos de empleados te recomendamos hacer uso de la herramienta que el SAT ha puesto a disposición de los empleadores. Recordarás bien que las oficinas del SAT se saturaron en medio de la transición a CFDI 4.0 por personas que necesitaban su constancia para que su patrón pudiera timbrar las nóminas. En respuesta a esta problemática, ya es posible consultar los datos fiscales de los empleados a través del portal del SAT. Te recomendamos que mires este tutorial para agilizar dicho proceso de validación:
Es importante recalcar que con las herramientas adecuadas los procesos se simplifican bastante. Corroborar datos de trabajadores solicitándoles que sean ellos quienes proporcionen su constancia de situación fiscal es mucho más tardado que hacer uso de las herramientas en el portal del SAT. Emitir facturas creyendo que tenemos todos los datos sin consultar la ley es cometer errores por anticipado. Por ello siempre es recomendable poner la tecnología a nuestro servicio y consultar la ley cuantas veces necesitemos.
Cuando mostramos que somos contadores conocedores de la tecnología que facilita nuestro trabajo damos un plus a nuestro servicio y hacemos que nuestros clientes ahorren al sólo necesitar de nosotros en lugar de contratar muchas más personas.
¿Cuáles son tus mejores tips para evitar errores al facturar? Cuéntanos en los comentarios.
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