¿Cómo verificar facturas 4.0? ¿Qué hacer en caso de errores o que no se encuentre registrada?

Encontrar errores en las facturas o aquellas que no han sido registradas por el SAT es un proceso tedioso pero necesario en todo ejercicio contable. Aunque cualquiera puede cometer un error en el llenado de una factura no deben de tomarse a la ligera pues pueden salir caros al momento de intentar deducir impuestos.

Como contadores debemos de estar al tanto de las herramientas que dispone el SAT para agilizar nuestra labor y poder responder a las consultas de nuestros clientes (sean grandes, pequeños o seamos nosotros parte de su departamento contable). Por eso, en este blog hablamos a profundidad de la importancia de la verificación de CFDI, especialmente cuando se trata de la versión 4.0 y cómo utilizar el verificador oficial.

Contexto: los retos del CFDI 4.0

A pesar de que hace más de un año comenzó la transición de CFDI 3.3 al 4.0, hace apenas un par de semanas se volvió obligatorio para algunos sectores. El cambio se vio plagado de dificultades, especialmente en lo que respecta a corroborar los datos de los receptores.

Esto fue un problema para todos los contribuyentes, por un lado, los emprendedores debieron de solicitar a cada uno de sus clientes la Constancia de Situación Fiscal para contar con todos los datos correctos. A gran escala, en las grandes empresas las nóminas debieron de pasar por ese mismo caos, lo cual entorpeció algunas operaciones e incluso encareció los gastos administrativos.

Ahora que ya es obligatorio el CFDI 4.0 para todos los regímenes fiscales es importante seguir tomando en cuenta los nuevos requisitos de facturación pues sucede que los errores en los datos pueden resultar en multas. Para evitar esto conviene hacer uso del Verificador de Comprobantes Fiscales como herramienta para corroborar datos, así como la legalidad de los CFDI.

Verificador de Comprobantes Fiscales Oficial

El Verificador de Comprobantes Fiscales es una herramienta web del SAT bastante sencilla de usar. Su propósito es verificar que los comprobantes fiscales estén registrados en los controles del SAT, aunque también sirven para corroborar que la información sea correcta.

No hace falta ingresar al portal del SAT para utilizarla y basta con tener tres datos sobre el CFDI que deseamos verificar para usarlo. Aquí te explicamos cómo.

¿Cómo usar el Verificador de Comprobantes Fiscales?

El Verificador de Comprobantes Fiscales no requiere que ingresemos nuestros datos como cuando entramos al portal del SAT. Es decir, basta con tener la liga que remite al verificador para ingresar.

Puedes acceder al verificador a través del SAT, esta es la página del SAT con información adicional sobre el Verificador de Comprobantes Fiscales, yendo hasta abajo del artículo y dando clic en el botón amarillo: EJECUTAR EN LÍNEA. La alternativa es ir directamente al verificador de CFDI a través de este enlace.

Una vez dentro del verificador hay que llenar el formulario:

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Si el CFDI está registrado se desplegarán los siguientes datos:

Con estos datos podrás corroborar que la factura cuenta con toda la información correcta. A su vez, verificarás que el CFDI fue certificado por un proveedor autorizado (PAC), lo cual es muy importante para evitar caer en fraudes.

Si el SAT no cuenta con el registro de la factura entonces en lugar de estos datos que puedes corroborar se desplegará la siguiente leyenda:

“Este comprobante fiscal no se encuentra registrado en los controles del SAT. Si la factura ha sido timbrada hace menos de 72 horas vuelva a intentarlo más tarde. De lo contrario reporte la situación al emisor del CFDI o llame a MarcaSAT. Para hacer una denuncia siga el procedimiento”.

¿Qué hacer si una factura fue emitida con errores y sí está registrada?

En caso de que la factura esté registrada, pero notes en los datos que arroja el verificador un error todavía hay algo que puedes hacer. Todavía no se inventa un sistema seguro de corrección de CFDI ya emitidos y validados por lo que se deberá de cancelar la factura y emitir una nueva.

Primero que nada, verifica que en la casilla “Estado de CFD” diga “vigente” y en la que dice “Estatus de cancelación” diga que es posible, puede ser con o sin necesidad de aceptación. Estos datos son importantes para asegurar que la cancelación es posible.

En caso de que tú seas el receptor deberás de avisar al emisor para que sea él quien haga la cancelación, por el contrario, si eres el emisor igual deberás de avisar al receptor para que te apoye con la aceptación de la cancelación de ser necesario.

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Estas son las claves vigente para cancelar un CFDI:

Si el CFDI con errores se debe relacionar con otro elige la opción 1, de lo contrario la 2. A su vez, si el comprobante requiere de la aceptación de la cancelación por parte del receptor este debe de ingresar a su buzón tributario y aceptar del movimiento.

¿Qué hacer en caso de que una factura no esté registrada?

Por otro lado, si al momento de hacer uso del verificador en lugar de obtener los datos obtuvimos la leyenda que confirma que un CFDI no está registrado te recomendamos primero corroborar que hayas ingresado los datos correctamente. A considerar: es importante recordar que si se cometió un error al ingresar el folio fiscal la leyenda que aparece está en rojo y señala al folio fiscal como inválido. Por su parte, si sin querer ingresamos los datos del emisor en las casillas del receptor entonces no aparecerá el registro. Para descartar este tipo de malentendidos siempre es recomendable revisar dos veces.

También, es buena idea esperar 72 horas desde el timbrado de la factura. Si la factura dice haber sido timbrada hace apenas un día o dos, podemos esperar un día más, puede ser que se haya rezagado el sistema y por ello no aparezca registrada aún.

Una vez que se han descartado estas dos posibilidades lo primero es contactar al emisor de la factura. Puede ser que haya ocurrido un error de otro tipo con su proveedor de facturación y haya alguna manera de solucionar el asunto sin que escale a problemas mayores. Quizás sólo hace falta emitir un nuevo CFDI o emitirlo directamente del portal del SAT.

Sin embargo, si el emisor evade su responsabilidad, el SAT alienta a hacer una denuncia. El procedimiento es a través de un formulario de denuncia que solicita los siguientes datos:

Si tu caso es del de una factura fraudulenta deberás de acatarte a este formulario de denuncia y seguir con el proceso que corresponda. Es mucho más caro atenerse a multas o perder la posibilidad de deducir a causa de facturas no registradas que contribuir a la transparencia de todos los procesos fiscales.

Conclusión: utilizar las herramientas para corregir y evitar errores

Los errores en las facturas con comunes especialmente cuando recién se ha renovado su formato. Sin embargo, tenemos a nuestra disposición muchas herramientas para corregirlos apropiadamente. Parte de la clave es tener buena comunicación con nuestros clientes para que los problemas no escalen a ligas mayores.

¿Alguna vez has tenido problemas para verificar una factura? Cuéntanos en los comentarios.

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