Como parte del departamento contable de una empresa hay que estar al tanto de todos los estados financieros, sin embargo, ¿cómo le damos un sentido realmente útil a estos? En este artículo abordaremos la importancia de implementar tecnología que agilice el análisis de datos de los estados financieros, veremos sus beneficios y qué condiciones necesitamos dentro de las empresas para ponerlos a funcionar.

Cuestiones básicas sobre estados financieros

Los estados financieros también son llamados cuentas anuales, estados contables o informes financieros. Esta documentación, por decirlo así, es la infraestructura contable de una empresa y su estructura económica.

El resultado de los estados financieros es la síntesis de las actividades económicas de una organización o empresa durante todo un año. En los estados financieros quedan recopilados, de manera objetiva, los datos económicos más relevantes de una empresa.

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¿Cuáles son los estados financieros?

1.Estado de balance. El estado de balance nos muestra los activos y pasivos de una empresa, también el patrimonio.

2.Estado de resultados. Este resume las operaciones de todas las actividades económicas de una empresa o negocio a lo largo de un periodo de tiempo determinado.

3. Estado de flujos de efectivo. El estado de flujos de efectivo en términos generales es un resumen del efectivo que entra y sale de la empresa.

4.Estado de cambios en el patrimonio neto. Este estado financiero veremos reflejados los movimientos relacionados con todos los bienes que conforman el patrimonio de la empresa. Esto Incluye los movimientos que signifiquen un ingreso, del mismo modo que todos los gastos reconocidos.

Analizar estados financieros

Los estados financieros en sí son un reporte de los movimientos de la empresa. El departamento de contabilidad es el que se ocupa de mantenerlos en orden. Sin embargo, para que sean realmente útiles hace falta comprender la información que nos arrojan, interpretarla, analizarla y así, sugerir acciones que lleven a la operación a crecer.

Todos los seres humanos somos capaces de analizar información y en un sentido rudimentario cualquiera puede analizar estados financieros si está familiarizado con los indicadores y el contexto de la empresa. Para analizar un estado financiero primero tenemos que considerar qué tipo de estado financiero vamos a analizar, vamos a hacerlo sólo de un periodo o vamos a contrataste con anteriores… Una vez tomadas estas decisiones podemos comenzar a observar la información que se nos presenta, diseccionarla por partes y destacar aquello que nos parece importante.

Sin embargo, quienes son más capaces de procesar grandes cantidades de datos (sobre todo valores numéricos) son las máquinas. La mayor parte de las empresas hacen uso de softwares con inteligencia artificial para hacer el análisis de los estados financieros.

Beneficios de utilizar softwares para análisis de estados financieros

• Minimizar el margen de error
• Mayor exactitud en los balances
• Más seguridad en el manejo de información delicada
• Los datos arrojados aseguran la transparencia de las operaciones de la empresa
• Implementación de indicadores eficientes y relevantes para los objetivos de la empresa
• Contar con gráficos y esquemas que representen los flujos de los estados financieros
• Mejor aprovechamiento de los recursos humanos

¿Qué se necesita para implementar un software de análisis estados financieros?

Las grandes empresas para poder analizar la cantidad de datos que manejan necesitan de softwares e inteligencias artificiales que se encarguen de analizar los flujos de efectivo y capitales de la empresa. De no ser así, se requeriría de demasiado tiempo para lograr analizar todos los estados. Sin embargo, en muchas PYMEs todavía no se reconocen los beneficios de implementar este tipo de softwares.

En primer lugar, se suele ver como un gasto más que como una inversión. A esto es importante considerar que un software para analizar datos de estados financieros no sólo ahorrará tiempo sino que es una herramienta que posibilitará el crecimiento. Por un lado, los análisis detallados ayudan a una mejor toma de decisiones. Y por otro, si la operación crece como deseamos llegará el punto en el sea necesario, por ello conviene estar bien versados en su uso e implementación.

Luego de haber establecido qué un software de análisis de estados financieros es una buena inversión, queda averiguar si la empresa está en condiciones de implementarlo. Lo más importante es definir cómo se reúne la información pertinente a los estados financieros. ¿Cada área es responsable de reportar sus números? ¿Es un sistema centralizado? ¿Ya se cuenta con una plataforma donde se recauden todos los datos? Lo ideal para implementar un software de análisis de estados financieros es ya tener un sistema para recaudar los datos.

¿Qué puedo aportar como contador si mi empresa o cliente ya usa un software de análisis de estados financieros?

Ahora bien, puedes estarte preguntando si un software de análisis de estados financieros no es justo el escenario en el que una máquina va a desplazar nuestro trabajo como contadores o especialistas financieros, pero no tiene porqué ser así. Mientras que las máquinas pueden analizar rápidamente los valores numéricos que ingresamos no puede decirnos qué significan en concreto para la empresa.

¿A qué se refiere esto? Un análisis de estado financiero puede indicarnos que en un bimestre en una empresa hubo más gastos que en el anterior, pero no puede desplazar el trabajo humano de poner esa información en contexto y darle el sentido correcto. Para alguna empresa puede significar que ese bimestre se incurrió en algunos gastos innecesarios mientras que en otra habrá que tomar en cuenta si fue preciso invertir en algunos insumos.

Lo mejor que podemos hacer como contadores en esta nueva era de la automatización es estar preparados, educarnos para estar al tanto de cómo utilizar la tecnología a nuestro favor, saber interpretar los datos que se nos proporcionan, sólo así podemos permanecer vigentes. En lo que respecta al análisis de estados financieros hecho con software siempre será importante conocer el software que estamos utilizando y ser críticos con los resúmenes, análisis y gráficos que arroje para aportar valor humano al trabajo contable.