Agilizar procesos y mejorar la comunicación entre las áreas de una PYME es crucial para su crecimiento. Especialmente en lo que respecta a un parea contable, tener toda la información a la mano de los ingresos, egresos, capital y deudas de la empresa es la forma más certera de lograr que los cierres de mes y los balances generales sean una tarea sencilla. Un ERP es un software que puede ayudar a lograr todas estas metas.
En este artículo te contamos más sobre lo que es un ERP, qué herramientas son clave para la práctica contable y cómo elegir uno que se adapte a tu despacho contable o que puedas proponer para la PYME en la que te desempeñas como contador.
Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales, el nombre son sus siglas en inglés que quieren decir: Enterprise Resource Planning. En esencia es un software que ayuda a que todas las operaciones de la empresa se encuentren en un solo lugar y sean de fácil acceso para todo el personal.
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Tener todas las operaciones en un solo lugar agiliza muchos de los procesos, entre ellos el contable pues no hace falta recibir reportes individuales de cada área, el departamento contable a través del ERP cuenta con los datos necesarios para hacer su trabajo. En algunos casos incluso el ERP puede proporcionar gráficos y estadísticas relevantes para la contabilidad de la empresa.
La clave para que un ERP realmente agilice la labor de departamento contable es asegurarse de que las herramientas tengan aplicación útil para los asientos contables y balances.
Ciertamente un ERP es beneficioso para todas las operaciones de una empresa, pero si nos queremos enfocar en hacer las tareas de contabilidad más sencillas tenemos que prestar especial atención a ciertas características del software. Un ERP con buenas herramientas contables puede ayudarnos a:
Lo primero que puedes tener en cuenta antes de comprometerte con un ERP es considerar si tiene un perfil específico para Contabilidad. Dado que estos softwares son plataformas para centralizar todas las operaciones de la empresa no es de admirar que tomen en cuenta que el personal de marketing necesite visualizar estadísticas que son irrelevantes para otros departamentos. Por ello algunos ERP cuentan con “perfiles” personalizados dependiendo del área de la empresa en la que trabaja el miembro del equipo. Antes de instalar cualquier ERP habrá que revisar que el perfil para Contabilidad cuente con herramientas que sean de nuestro interés.
La herramienta mínima con la que ha de contar un ERP es con una tabla de balances lista para su llenado, con las columnas correspondientes a crédito, débito y balance. Es decir, lo menos que podemos esperar es no tener que hacer una hoja de cálculo a la antigua, sino que esté integrada en el sistema y disponible para todos los departamentos (lo cual también suma a la empresa en transparencia). Adicional a esto, también ha de contar con una herramienta para cuentas generales que las divida en Activos, Pasivos, Capital y Gastos para tener fácil acceso a cada categoría y mantener el orden de todas las cuentas y libros.
Adicionado a esto, recomendamos revisar las posibilidades de personalización de las herramientas contables. Es decir, las hojas de cálculo y estados cuentas básicos son necesarios en toda práctica contable, pero en cada PYME hay un necesidades específicas (usualmente relacionadas a la administración misma) que pueden requerir llevar libros o registros aparte. Por ello, siempre es bueno buscar que nuestro ERP cuente con cierta flexibilidad para que vaya más allá de las necesidades básicas de la contabilidad y realmente aporte un plus a la práctica.
Por otra parte, un software realmente relevante para hoy y para el futuro próximo ya integra algo de Inteligencia Artificial. Si un software cuenta con alguna herramienta de I.A. especialmente enfocada en la contabilidad, es una buena señal de que es un producto que crecerá a la par con los tiempos y con la empresa. La inteligencia artificial puede aportar percepciones profundas de los movimientos financieros y contables, puede convertir fácilmente estados y reportes financieros en gráficos sencillos de comprender para todos los miembros del equipo y puede alertarnos de acciones pendientes para que estemos al día con todo lo que implica llevar la contabilidad.
Finalmente, y esto es importante para cualquier software, es bueno revisar con qué frecuencia de actualiza y si al comprarlo se incluyen dichas actualizaciones o si se debe de hacer algún pago adicional. ERP de punta se actualizan parcialmente cada seis meses y en su totalidad una vez al año, así se pone a disposición de los usuarios versiones con menos errores y más herramientas.
Estos son algunos ERP con herramientas interesantes en el área de Contabilidad. Puedes revisar con calma todas sus características y de algunos incluso cuentan con un periodo de prueba gratuita para no comprometerte a largo plazo sin antes conocer el software en acción.
Dynamics 365 Business Central de Microsoft: Este es el ERP líder para PYMES en Europa, cuenta con un periodo de prueba gratis, así como I. A. integrada.
Bind ERP: este software cuenta con soluciones específicas para contabilidad y facturación además de ser el número en México, cuentan con un periodo de prueba gratuito.
Odoo: Este ERP ha integrado más de 14 aplicaciones de código abierto para facilitar las operaciones empresariales, en el parea contable cuentan con aplicaciones para hojas de cálculo, así como para facturación, también cuentan con periodo de prueba gratuito.
Antes de comprometerte a instalar cualquier ERP te recomendamos evaluar primero la magnitud de la PYME para saber si vale la pena implementar alguno en específico. Aunque en esencia los ERP son todos iguales, algunos de adaptan mejor a operaciones más complejas que otros. Siempre que se pueda, aprovecha los periodos de prueba y más que eso, estudia mucho las características y herramientas de cada uno para evaluar su posible implementación.
Asimismo te recordamos que ser miembro de una empresa significa aportar con nuestras habilidades en nuestra área pero también con nuestras ideas. Aunque seas contador no tienes porqué limitarte a tu área de trabajo, puedes proponer nueva tecnología que facilitará tu trabajo, pero también el de otros departamentos de la empresa en la que trabajas. También, si tu despacho contable está creciendo un ERP puede ser la herramienta que te lleve a eficientar aún más tu operación.
¿Ya cuentas con un ERP? ¿Qué herramientas son cruciales en tu práctica contable? Cuéntanos en los comentarios.
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