Las palabras “auditoría fiscal” erizan la piel de muchos, sean contribuyentes, contadores o abogados fiscales. Sin embrago, cuando la tecnología funciona como un aliado en el trabajo de auditoría los procesos pueden mostrarnos nueva información y beneficios.

Con frecuencia, al acercarnos a las empresas podemos ver que los procesos de auditorías son subestimados como dispositivos exclusivamente de vigilancia y orden, es decir, una herramienta que produce ganancias. Sin embargo si se tiene la asesoría y conducción adecuada esta área se puede transformar en un aliado con la capacidad de advertir oportunidades de optimización en el desempeño de la empresa así como un aumento en las ganancias. Las emergentes herramientas tecnológicas y métodos de análisis de información, son el canal que le da a la auditoría  la oportunidad de proponer soluciones creativas a fin de eficientar los procesos  de las operaciones que devendrá en mayores ganancias.

Como contadores u abogados fiscales, conviene asesorar a nuestros clientes en este ámbito. En este artículo hablaremos sobre los beneficios de utilizar Data Analytics en las auditorías fiscales para que puedas conocer mejor los procesos y seas una guía confiable para tus clientes hacia un futuro más inteligente.

¿Cómo funciona el Data Analytics?

Data analytics se refiere al análisis de datos inteligente, es una herramienta usualmente integrada en programas de procesamiento de bases datos o puede estar integrada a un ERP. El análisis de datos inteligente permite a los usuarios procesar enormes cantidades de información que se deriva y relaciona directamente con la actividad de la empresa. Es decir, si antes para conocer a fondo los ingresos, egresos y deudas de una empresa había que revisar todas las operaciones e ir registrando datos uno a uno, ahora una inteligencia artificial puede hacerlo por nosotros accediendo a los registros y aportando información ya digerida.

Los sistemas de data analytics han ido perfeccionándose con los años y no es extraño escuchar de programas que funcionan en tiempo real. Es decir que la información se digiere mientras las operaciones están ocurriendo, no cuando ya han sucedido. Esto simplifica los procesos porque no hace falta vaciar los datos en un programa a parte o correr el sistema de data analytics a final de mes o cada determinado tiempo, sino que trabaja a la par con la empresa ahorrando tiempo y recursos.

Extraer información en tiempo real es muy valioso, pero ¿qué hay del estudio de operaciones pasadas? En eso el análisis inteligente de datos tampoco se queda atrás, pues la mayoría de las herramientas que funcionan de manera simultánea también pueden extraer información del historial de operaciones. Esto es especialmente útil cuando se es la primera vez que se implementa una herramienta así y necesitamos comenzar por revisar el pasado de la empresa.

En todos los casos data analycts permite que al detectar alguna situación de riesgo se active una alarma que permita advertir movimientos inusuales, sospechosos o fuera del protocolo. Es decir, el análisis de datos inteligente es capaz de detectar y alertar en el caso de potenciales saldos a favor, cotejos de impuestos, cruces de bases imponibles que comprueban la congruencia de lo declarado, visualizaciones de impacto por región en mapas (mayor peso fiscal absoluto y relativo). Del mismo modo, también nos brinda la posibilidad de acceder hasta al dato más minúsculo y aparentemente irrelevante de una transacción determinada.

Tal vez te interese

¿Qué se hace con la información que arroja el análisis de datos inteligente?

El análisis del historial de la información de las transacciones de la empresa también permite al equipo de auditoría hacer propuestas innovadoras de cara a nuevas oportunidades de negocios. Este modelo de auditoría interna que se apoya en la evaluación constante de riesgos basado en data analytics logra automatizar el control y el seguimiento de las transacciones de la empresa. En el pasado no se lograba cubrir todas las áreas, ni toda la información, lo cual derivaba en revisiones incompletas e insuficientes.

Es decir, data analycts logra cubrir todos los campos que serían exhaustivos para las revisiones humanas. Adquiriendo la información completa tenemos un panorama más amplio del estado fiscal de una empresa y así se pueden tomar mejores decisiones a futuro, a su vez que resolver problemas puntuales antes de recibir un requerimiento oficial por parte de la autoridad.

Porqué deberíamos usar Data Analytics

Con las nuevas herramientas tecnológicas, la auditoría interna es capaz de realizar sondeos en segundos, además de que pueden ser programadas y automatizadas, lo que permite a los auditores redistribuir esfuerzos para así dedicar más tiempo a tareas más creativas y de mayor valor, tales como el análisis prospectivo y la identificación de riesgos y oportunidades. Esto, a su vez, permite que los usuarios pasen menos tiempo haciendo escrutinio y puedan invertir mejor y más tiempo en el soporte y la consultoría.

Es importante tener en cuenta que las organizaciones que no se actualicen en cuanto herramientas tecnológicas se refiere perderán la posibilidad de crecer y quedarán obsoletas. Además, continuarán a la espera de desafortunadas sorpresas y tendrán siempre una reacción lenta ante los errores fiscales. 

Frente al reto de prevenir el futuro y estar preparado, data analytics así como otras herramientas especializadas, son la clave para hacer un trabajo más eficiente y productivo. Estás herramientas nos equipan de mejor manera frente a los potenciales peligros del error humano en el ejercicio fiscal, al mismo tiempo que nos brindan una mejor y más precisa proyección ante el futuro.