Toda carrera profesional debe de empezar en alguna parte, la del contador no es diferente. Aunque pueda parecer obvio qué es lo que tenemos que hacer con un primer cliente no lo es tanto si de hecho es nuestro primer cliente en toda nuestra vida laboral. Este artículo está especialmente dedicado a los jóvenes contadores que apenas se aventuran en un despacho contable o como emprendedores individuales. Esperamos que en este artículo encuentres una guía básica de apoyo para saber exactamente qué hacer ante el reto tener un primer cliente.

Establecer un contrato entre contador y cliente

Lo primero a establecer con nuevo cliente es un contrato en el que se establezcan las responsabilidades de ambas partes. Claramente, el cliente quiere saber que el servicio que está contratando será la solución a sus problemas contables, pero también como prestadores de servicio, debemos de dejar claro bajo qué condiciones podemos ser dicha solución.

En el contrato se debe de establecer a qué nos comprometemos con el cliente. Vamos a declarar sus impuestos claro, pero, además ¿vamos a hacer su declaración anual?, ¿presentaremos su contabilidad?, ¿qué documentos debe de proporcionar nuestro cliente para que podamos hacer nuestro trabajo? Puedes revisar este ejemplo de contrato por servicios de contabilidad para darte una idea de qué puntos cubrir.

Un punto muy importante a tener en cuenta es la cuestión de cobrar por nuestros servicios. Aunque es un tema incómodo es de los puntos cruciales del contrato y que permiten una relación laboral sana.

Cobrar

¿Qué debemos tener en cuenta al momento de cobrar por nuestros servicios contables? Primero, quitarnos la pena por cobrar. Así seamos recién egresados o todavía estemos estudiando, contamos con conocimientos especializados que merecen ser reconocidos y hay que cobrar por ello.

Más allá de ello, el cobro implica un compromiso. Cuando cobramos lo justo por nuestros servicios nos sentimos más motivados a cumplir de manera exhaustiva con nuestra labor. A su vez, cuando un cliente paga a tiempo y no rechista de nuestros honorarios, creamos una relación de confianza en la que le podemos dar prioridad a su caso particular.

Para saber cuánto cobrar por un servicio contable, conviene revisar el mercado. ¿Cuánto están cobrando nuestros colegas? ¿Qué servicios incluyen? ¿Cuál es el tamaño de nuestro cliente? Tener en cuenta estos tres factores evitará que malbaratemos nuestro trabajo y permitirá mantener un mercado justo en el que no se devalúen nuestros servicios. Te recomendamos revisar algunas publicaciones que estudian las ganancias de los contadores antes de proponer un precio.

Además si tienes una propuesta única de valor, es decir, si ofreces algo que no has visto en el mercado o que podría incluso considerarse como un servicio premium, este justificará el aumento del costo de tu servicio por encima del mercado. Así que recuerda, es importante conocer los precios de tus colegas contadores pero también reconocer el valor propio de tus servicios y no sólo distinguirte por ello sino que cobrar lo justo.

Recaudar documentos para la contabilidad del nuevo cliente

Existe un panorama ideal para los contadores en el que comenzamos a trabajar con un cliente desde cero. Es decir, se crea una empresa o un emprendedor comienza a tributar y desde el primer momento nos contacta para tener en orden su contabilidad, así no hay ningún pasado de la empresa o emprendedor y vamos perfectamente a la par con sus obligaciones fiscales sin tener un historial complicado que poner en orden. Sin embargo, este caso es casi mítico y la mayoría de los clientes tienen un pasado fiscal por resolver.

Para conocer a nuestro cliente lo primero que tenemos que hacer es pedir los comprobantes de compras y ventas. Una vez que los tengamos podremos comenzar a organizar los libros y hacer la relación entre gastos e ingresos. En el mejor de los casos habrá correspondencia entre estos, sin embargo, si antes de contratarnos no tenían una contabilidad organizada nos espera mucho trabajo, pero hablaremos de eso un poco más adelante.

Cuando estemos en este proceso de organización de los libros también será importante asegurarnos de que el ejercicio contable del cliente coincide con la realidad. Es decir, los activos registrados, ¿se encuentran en existencia? ¿Las ventas registradas fueron en efecto pagadas o hay deudas? Todo esto es importante a tener en cuenta para la contabilidad futura del cliente.

Una vez que hayamos organizado la relación de compras y ventas, querremos revisar además si nuestro cliente ha cumplido con sus obligaciones fiscales. Puede ser que los comprobantes fiscales coincidan, sin embargo, hay que revisar en qué régimen se encuentra y si está al día con sus obligaciones. ¿Ha presentado su contabilidad digital? ¿Declaraciones ante el SAT? ¿Cuál es la opinión de cumplimiento que tiene el SAT del cliente? ¿Tiene invitaciones a cumplir con sus obligaciones fiscales? Estas minucias son las que pueden ser la diferencia entre comenzar a llevar la contabilidad por encima de muchos errores pasados y tropezar más adelante o realmente conocer y analizar a tu cliente para darle un mejor servicio.

Regularización contable

Este último análisis de la situación del cliente por fuerza nos llevará a la necesidad de realizar una regularización contable. Es decir, a poner en orden todo lo relacionado a contabilidad y fiscalización de nuestro cliente para llevar esas situaciones al día y evitar problemas futuros.

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Puede ser que en algunos casos la regularización fiscal sea sencilla pues las inconsistencias sean mínimas. En muchos casos hay clientes que cumplen con sus obligaciones, pero porque recién habían comenzado a emprender optaron por llevar ellos mismos su contabilidad llevando a algunas diferencias en los balances. Dependiendo del régimen fiscal se pueden hacer declaraciones complementarias que pongan al día el cliente. En el mejor de los casos, sólo hará falta ponerse al día sin necesidad de que haya ningún requerimiento por parte de la autoridad. En todos los casos habrán recargos, aunque esa es una consecuencia menor considerando que si nos regularizamos antes de cualquier aviso del SAT estaremos evitando multas mucho mayores.

Po otro lado, es posible que nuestro cliente haya pasado por mucha rotación de personal contable. Es decir, que a lo largo de su vida laboral haya tenido diferentes personas en el departamento contable y cada cual aplicaba sus propios criterios al momento de realizar la contabilidad. En algunos casos es posible que nadie nunca haya regularizado antes al cliente. En este aspecto siempre es importante recordar que debemos de aplicar una misma normativa para evitar inconsistencias en nuestro ámbito. A su vez, tener a la mano las leyes fiscales vigentes, para ello es muy útil nuestra plataforma de consulta de leyes Gazhal.  

Conclusión: ser ordenados y emprender con confianza

Al final del día, como contadores nuestra mejor arma es nuestra capacidad de organización. Si mantenemos un proceso ordenado en el que primero conocemos el cliente, revisamos toda su documentación y definimos qué se debe de hacer primero y qué después, estaremos preparándonos tener un mayor índice de éxito con nuestro nuevo cliente. A su vez, un proceso metódico y analítico le dará al cliente confianza en nuestras capacidades que es justo de lo que nunca debemos de dudar.

¿Qué haces tú cuando tienes un nuevo cliente? Cuéntanos en los comentarios para aprender nuevos tips entre toda nuestra comunidad contable.