Si acabas de empezar tu negocio o pequeña empresa, seguramente te habrás dado cuenta de que tienes obligaciones fiscales las cuales implican pagar impuestos. Desafortunadamente has visto tus ingresos dividirse debido a lo que tienes que reinvertir y lo que tienes que pagar al Servicio de Administración Tributaria, en calidad de impuestos. Como toda obligación seguramente es algo no muy fácil de hacer.

Sin embargo, nuestro sistema tributario cuenta con beneficios para los contribuyentes de todos los ingresos. En este blog te contamos qué gastos en especial puedes deducir si tienes una pequeña empresa y cuáles son las condiciones legales para hacerlo.

¿Qué gastos son deducibles de impuestos?

Esto del pago de impuestos no es para desanimarse, ya sabrás que muchos de los gastos que haces se pueden deducirse, es decir, que al hacer gastos como contribuyente, estos al ser comprobados pueden disminuir de tu ingreso acumulable en la declaración anual. En otras palabras, es posible que puedas reducir tus ingresos sujetos a impuestos de manera significativa si tomas todas las deducciones que te corresponden por tus gastos comerciales.

Es muy importante saber que, para deducir impuestos de una pequeña empresa, los gastos deben ser ordinarios y necesarios para tu empresa. Un gasto es ordinario si es común y aceptado en el ramo en el que te desarrollas. Por otra parte, un gasto es necesario si es útil y adecuado para tu negocio. A continuación, te dejamos algunos de los gastos que pueden ser comunes y necesarios para una pequeña empresa.

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Gasto ordinario y necesario: automóviles

Como dueño de tu pequeña empresa, tienes la posibilidad y es tu derecho deducir gastos de automóvil, ya sea porque tienes que visitar a tus clientes o viajar a reuniones de trabajo en otra ciudad o lejos de tu zona de trabajo habitual. Por ello puedes deducir la compra de un automóvil como un gasto ordinario y necesario.

Aunque claro, auto siempre genera gastos, afortunadamente algunos de los también son deducibles. Sobre los automóviles puedes deducir gastos como la gasolina, cambios de aceite, neumáticos, reparaciones, mantenimiento preventivo, seguro y registro vehicular.

Es muy importante que lleves una cuenta detallada de tus viajes: toma nota de la fecha, las millas recorridas y el propósito de cada viaje. Intenta llevar una suerte de bitácora de tus viajes a medida que los realizas, momento en que es más fácil dar seguimiento a los detalles.

• Lleva un registro de tus compras de combustible, pagos de seguro y registro vehicular y costos de reparaciones y mantenimiento.
• Si el IRS alguna vez te realiza una auditoría, deberás proporcionar documentación escrita para justificar tus deducciones.

Si eres trabajador por cuenta propia, aunque reclames la deducción según la tarifa estándar por milla, también puedes deducir lo siguiente:

• La parte del interés sobre tu préstamo para automóvil que se considere gasto comercial
• Impuestos locales y estatales sobre el vehículo
• Costos de estacionamiento y peajes

Gasto ordinario y necesario: viajes y comidas

Si tienes planeado viajar con tus clientes, guarda muy bien la factura para que posteriormente puedas deducirla de los impuestos. Para hacer esta deducción solo tienes que asegurarte de que el viaje tenga un fin comercial. Es decir, cualquier pago que deduzcas por viajes, comidas debe ser estrictamente ordinario y necesario en tu actividad o negocio.

Los gastos por viajes incluyen gastos de viajes ordinarios y necesarios para fines comerciales. Para que cumplan con esta categoría tienes que cumplir dos condiciones para poder realizar la deducción:

• Tus obligaciones deben requerir que estés fuera, es decir, lejos de tu lugar habitual de trabajo, sin que por ello importe donde se ubique tu residencia familiar. Además, la estadía debe ser por un tiempo considerablemente más largo que un día de trabajo normal.
• Es necesario que duermas fuera, es decir en algún hotel o espacio determinado para el alojamiento para cumplir con las exigencias de tu trabajo mientras estás fuera de tu hogar.

Si tu viaje cumple con estos requisitos, tienes la oportunidad de deducir una amplia variedad de gastos relacionados con el viaje. Aquí te dejamos algunos:

• Transporte (uso de avión, tren, autobús o automóvil) de tu casa al destino comercial, incluidas las tarifas de taxis, autobuses urbanos y limusinas.
• Mantenimiento de tu vehículo si usas tu automóvil o camioneta para viajes de negocios (puedes elegir entre deducir los gastos reales o tomar la tarifa estándar por milla).
• Peajes y estacionamiento.
• Alquiler de vehículos.
• Comidas y alojamiento. Puedes deducir solo el 50% del costo de las comidas de negocios, pero, como excepción, en los años 2021 y 2022 puedes deducir el 100% del costo de las comidas de negocios en un restaurante.

Es muy importante que sepas que los gastos por comidas sólo incluyen aquellos realizados durante el viaje o para entretenimiento de clientes en tu lugar de trabajo, ya sea en un restaurante u otro sitio. Esta deducción se puede aplicar también a las comidas que ofrezcas a tus empleados en tus instalaciones.

Deducir con conocimiento de ley

Deducir impuestos de gastos es benéfico para las pequeñas empresas que van empezando y necesitan cuidar su margen de ganancias. Sin embargo, esto sólo es posible mientras se deduzcan gastos de acuerdo con la ley. Si quieres o necesitas saber más sobre este tema, puedes consultar los artículos 27 y 28 de la Ley de ISR:  que aborda lo relacionado con gastos considerados deducibles o no.

¿Alguna vez has tenido un problema para deducir tus gastos? Cuéntanos en los comentarios.