Contadores: ¿Qué buscar en un auxiliar contable?

En muchos despachos y áreas contables de empresas se necesitan manos extras. Una solución viable para muchos es contratar un auxiliar contable, alguien que pueda llevar parte de la carga de trabajo y crecer gradualmente a la vez. Aunque algunos puedan preguntarse ¿por qué contratar un auxiliar y no propiamente a un contador? ¿Qué podemos buscar en un auxiliar contable que nos garantice ahorrar tiempo a la vez que crecimiento profesional?

En este artículo te contamos cuáles son los conocimientos y habilidades básicas que debes buscar en un auxiliar contable. También te contaremos de los beneficios que hay en apoyar a alguien en su desarrollo profesional contable.

Conocimientos básicos y habilidades blandas que debe de tener un auxiliar contable

Generalmente las personas que se postulan como auxiliares contables son recién egresadas de la carrera o siguen siendo estudiantes, en algún caso particular podría ser alguien que dejó de ejercer un tiempo y está tratando de retomar su carrera profesional. El asunto es que el puesto de auxiliar contable suele ser ocupado por personas que de una u otra manera se están abriendo camino como contadores. Sin embargo, esto no quiere decir que cualquier persona sea la ideal para convertirse en nuestra mano derecha. Por ello te recomendamos que te plantees ciertos conocimientos básicos que requieres de esta persona, así como ciertas cualidades propias de su desempeño que te ayudarán a asegurar que estás contratando a un buen auxiliar contable.

Cuando buscamos un auxiliar contable la primera cualidad que deseamos es la eficiencia. Es decir, si estamos requiriendo ayuda extra entonces necesitamos que el personal que se una a nuestro equipo tenga ciertas habilidades básicas para que realmente nos represente un apoyo. Podríamos decir que la eficiencia se compone de conocimientos técnicos específicos en el campo de la contabilidad sumados a ciertas habilidades blandas.

Conocimientos de contabilidad del auxiliar contable

Las tareas básicas de un auxiliar contable consisten en realizar facturas, asientos contables, calcular impuestos y supervisar estados de cuenta. A su vez, deberá de notificar al contable de cualquier error que detecte en las cuentas a su cargo. Todas estas actividades le serán legadas en distintos niveles de responsabilidad conforme se vaya desempeñando en el trabajo. En muchos casos los auxiliares contables tienen mucho conocimiento teórico y poca experiencia práctica (especialmente en lo que refiere al manejo de plataformas del SAT o trámites por realizar). De cualquier manera, es importante que cuenten con la teoría para pasar poco a poco a la práctica hasta que eventualmente tengan un gran manejo de todo esto.

Estos con algunos de los conocimientos teóricos indispensables de un auxiliar contable:

• Conocer las reglas del cargo y el abono. Esto incluye saber hacer registros de ingresos o egresos y a qué cuentas cargar o abonar.
• Saber cómo registrar correctamente las operaciones contables.
• Dominar la facturación más actualizada. Actualmente es la 4.0, pero en todos los casos debe de estar al día con la versión más nueva de facturación. Saber cuándo registrar pagos en una sola exhibición, conocer toda la documentación necesaria para emitir facturas y generarlas adecuadamente.
• Conocer los trámites y servicios más solicitados por los contribuyentes.
• Entender los distintos regímenes de las personas físicas y morales, tener nociones de sus obligaciones y derechos.

Poniéndolos en práctica eventualmente podrá hacerse cargo de todas estas tareas:

• Facturar oportunamente y con toda información correcta.
• Realizar trámites en el portal de SAT y directamente en las oficinas.
• Llevar controles fiscales de personas física y morales.
• Calcular adecuadamente los impuestos y deducciones de personas físicas y morales.

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Habilidades blandas del auxiliar contable

Dado que el auxiliar contable es un puesto con el que muchas personas suelen iniciar su carrera como contadores la experiencia no es el fuerte de este perfil. Sin embargo, existen muchas otras habilidades blandas, es decir cualidades no cuantificables de la persona, que ayudan a que tenga un gran desempeño laboral.

Te recomendamos que además de buscar conocimientos técnicos en el auxiliar contable, tomes en cuenta estas habilidades:

• Buena comunicación. Dado que estará aprendiendo junto contigo necesitas a alguien que pueda comunicar cuándo está teniendo un problema, cuándo cree haber detectado un error o cuándo necesita apoyo de cualquier especie. Alguien que no teme a alzar su voz será alguien con quien podrás tener transparencia en cualquier proceso y mantenerte al día de sus avances.
• Trabajo en equipo. Trabajar en equipo es mucho más que trabajar junto a alguien o dividir la carga de trabajo. Esta habilidad también trata de reconocer el esfuerzo del otro y estar dispuesto a ser su apoyo para sacar adelante un proyecto en común. Dadas las responsabilidad del auxiliar contable, esto es esencial.
• Resolución de problemas. Aunque desees a alguien que comunique los problemas y se apoye en ti tanto como tú en él o ella, también es importante que no dependa 100% de ti para resolver un problema. Consideremos que tú también tienes tu propia carga de trabajo y lo que buscas es aligerarla, entonces alguien con criterio y creatividad para resolver problemas es ideal. Sin embargo, te recordamos que esta habilidad puede tardar en salir a relucir en lo que el auxiliar contable adquiere algo de experiencia.
• Deseo de aprender. Tener la disposición de aprender es crucial en un auxiliar contable. No hay mejor manera de pasar de la teoría a la práctica que con el deseo de aprender y reforzar lo que se conoce sólo en el salón de clase. Alguien que tenga hambre de conocimiento y experiencia es ideal para el puesto.

Conocimientos extras de un auxiliar contable

Ahora bien, lo enlistado en el apartado anterior en parte depende de la personalidad del individuo y de lo que ha aprendido en un aula. Esa mezcla de características es lo menos que podemos pedir de un auxiliar contable para que realmente brinde un beneficio a nuestro despacho o departamento contable. Sin embargo, hay perfiles que se pueden destacar por tener algunos conocimientos extras.

Una persona que se postula para ser auxiliar contable y que además conoce las Normas de Información Financiera (NIF), el Código Fiscal de la Federación (CFF) así como las distintas leyes fiscales (como puede ser la del ISR) tiene un valor agregado que no debemos de dejar pasar.

Conocer la NIF asegura que además de los conocimientos básicos, el auxiliar contable tiene las nociones suficientes para llevar estados financieros y facturar evitando cometer simulaciones. Del mismo modo estar al tanto de la ley fiscal es una herramienta más para llevar los casos de los clientes.

Ahora bien, no es necesario que el postulante maneje de lleno las normas, códigos y leyes, en muchos casos cuentan con nociones básicas de la carrera, en otros no es así. Sin embargo, te sugerimos que no rechaces a quienes están en este segundo caso, ya que todo tiene solución. Si una persona cuenta con todos los conocimientos y habilidades blandas básicas, te sugerimos apoyarlos en los conocimientos de la ley.

¿Por qué ser mentor de un auxiliar contable?

Claramente si necesitamos un auxiliar contable estamos sobrepasados de trabajo y pensar en apoyar al crecimiento profesional de alguien puede sonar abrumador. La oferta resulta claramente llamativa para el auxiliar contable: empezar a trabajar, ganar experiencia y tener un mentor en materia legal fiscal a la vez es un panorama excelente. Sin embargo, ¿qué ventajas hay para nosotros?

El acto de enseñar puede tomar tiempo, pero no necesariamente requiere que nos impliquemos en cuerpo y alma. Ser mentor significa ser una guía no necesariamente quiere decir que debamos de dirigir cada paso y acción de nuestro pupilo. Entonces podemos implementar métodos con los que ejerzan como auxiliares contables a la vez que aprendan aspectos legales que muchas veces se dejan de lado en el estudio.

Por ejemplo, puedes indicarles fuentes confiables en las que puedan revisar los códigos y normativas. Nuestra compilación de leyes Gazhal es una gran opción para no estar atado a libros físicos o a PDFs difíciles de navegar. También puedes confiarles algunos casos prácticos y después repasarlos juntos para revisar a qué conclusiones llegan y de acuerdo con qué estatutos legales. En todos los aspectos puedes delegar tareas, monitorear los avances, retroalimentar y permitir que el auxiliar haga los cambios. Con este método estarás dándole responsabilidades al auxiliar que le ayudarán a crecer y que te liberarán un poco de la carga de trabajo. A la vez, revisar de esta manera te ayudará a tener mejor revisados los casos de los clientes y te ayudará a repasar la ley.

Conclusiones: capacitar para desarrollarse profesionalmente

Ayudar a un auxiliar contable a desarrollarse profesionalmente representa una ganancia para nosotros mismos. Delegar casos y revisarlos juntos nos ayuda a liberar nuestra carga de trabajo y a repasar aspectos legales que a veces podemos pasar por alto. Cuando buscamos un auxiliar contable es importante que busquemos a alguien con los conocimientos técnicos de contabilidad básica bien asentados, pero también con una excelente disposición para aprender. Apoyar el crecimiento de un auxiliar contable significa tener una mano extra en nuestra oficina a la vez que un futuro gran colega.

¿Has trabajado de la mano de un auxiliar contable? ¿Cómo fue tu experiencia? Cuéntanos en los comentarios.