El SAT como autoridad tributaria tiene la facultad de sancionar o llamar la atención de los contribuyentes para que cumplan con sus obligaciones fiscales. En ocasiones la llamada de atención va más allá de un aviso y recurren a medidas más estrictas. Algunas veces la autoridad, con una simple acción, puede llegar a frenar por completo las operaciones de una empresa.

En este artículo hablaremos de la suspensión o cancelación de CSD, los motivos por los que la autoridad puede recurrir a esta medida, qué leyes avalan esta acción y qué hacer en caso de que uno de tus clientes se vea en esta situación.

Fundamento legal para la cancelación o restricción de CSD

Como bien sabemos el Certificado de Sello Digital (CSD) se compone de tres elementos:

• Archivo .key
• Archivo .cer
• Contraseña

Estos elementos son los que le permiten al contribuyente sellar sus Certificados Fiscales Digitales CFDI. Es decir, es lo que avala que en verdad ha sido el contribuyente quien los ha emitido. EL CSD está regulado por el artículo 29, fracción II del Código Fiscal de la Federación.

En lo que respecta a la restricción o cancelación de CSD, es el artículo 17 H y 17 H Bis son los que nos hablan de las condiciones para que esto ocurra.

En el artículo 17 H se hablan de condiciones bajo las cuales se puede cancelar el CSD, esto significa que no se pueden reactivar y que en dado caso se necesitaría tramitar nuevos. La mayoría de las razones enlistadas no son motivo de preocupación y podríamos decir que son “normales”, sin embargo, también se enlistan casos extraordinarios que son dignos de tomar en cuenta, de esto hablaremos más adelante.

Por su parte, el artículo 17 H Bis habla en concreto sobre la suspensión de sellos, en este artículo se enlistan la variedad de casos que pueden llevar a la autoridad a tomar esta medida. Aunque la cancelación nos pueda parecer más terminante que la suspensión, recordemos que ésta última es una sanción grave que amerita nuestra atención.

Motivos por los cuales se restringe o cancela CSD

Cuando la autoridad cancela o suspende el CSD es porque ha encontrado una falta grave de parte del contribuyente. El problema con la cancelación o suspensión es que no permite al contribuyente emitir facturas, deteniendo así su operación. Los contribuyentes no sólo pierden la oportunidad de recibir ingresos, sino que pueden llegar a perder clientes que requerían de los CFDI para registrar sus propios gastos y deducciones. Hay casos en los que el conflicto con la autoridad puede tardar en resolverse y orillar al contribuyente a endeudarse para continuar con sus gastos de operación. Como podemos apreciar, las consecuencias de la suspensión o cancelación de CFDI son graves, entonces los motivos que las impulsan deben de equipararse.

En el artículo 17 H del CFF se establecen los motivos usuales por los que se cancela el CSD. Entre ellos se encuentra la solicitud del propio contribuyente, extravío de los archivos, fallecimiento del contribuyente o la propia expiración de estos (cada cuatro años). Sin embargo en la fracción X se establece que en caso de presentarse alguna de las irregularidades señaladas en el artículo 17 H Bis y agotarse el procedimiento para aclararlas se procederá a la cancelación de los sellos.

Cada una de las fracciones del artículo 17 H Bis está dedicada a un motivo para la suspensión temporal del CSD. Entre los motivos más usuales se encuentran:

• Incumplimiento de obligaciones fiscales. Por ejemplo puede ser que se hayan omitido la presentación de declaraciones (anuales, mensuales o complementarias). Especialmente por omitir la declaración anual, la suspensión de CSD se puede aplicar un mes después del plazo legal para presentarla. En el caso de RESICO esta medida puede tomarse cuando se han omitido tres o más pagos mensuales (consecutivos o no).
• Diferencias en la documentación y las declaraciones. Es decir, que haya declaraciones que no concuerdan con los montos de los CFDIs emitidos y las deducciones de los gastos.
• No localizar al contribuyente en su domicilio. Ya que es obligatorio contar con canales de contacto actualizado, si el SAT requiere contactar en su domicilio al contribuyente y de no encontrarlo podría recurrir a restringir el CSD del contribuyente como una medida para obligar al contribuyente a responder a la autoridad.

Estos son algunos de los motivos más comunes, pero siempre es importante tener en cuenta todo lo que enlista la ley. Te recordamos que si deseas consultar cualquiera de los artículos relacionados con la cancelación y suspensión de CSD puedes hacerlo a través de nuestra compilación de Leyes Gazhal.

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¿Qué seguimiento se le puede dar a la cancelación de CSD?

Usualmente la autoridad recurre a contactar a los contribuyentes por los canales oficiales. En este blog ya hemos hablado de lo que se puede hacer en caso de recibir comunicados por parte del SAT. Sin embargo, estas son medidas para fomentar el cumplimiento de los contribuyentes, no son un paso necesario para antes de recurrir a medidas más severas. De cualquier forma, cuando a un cliente se les restringen o cancelan los sellos digitales será conveniente revisar los avisos en su Buzón Tributario para comenzar a resolver el motivo por el que haya ocurrido.

Si no se cuentan con ningún aviso previo, podemos iniciar un proceso de aclaración de las irregularidades detectadas que llevaron a la cancelación del CSD. Para ello debemos de entrar al portal del SAT y seguir los siguientes pasos:

• Dar clic en “Servicios por internet”.
• Elegir la opción “Servicios o solicitudes” y elegir “Solicitud”.
• Se desplegará un formulario que deberás llenar.
• Dentro de cinco días hábiles podrás verificar el estado de tu solicitud con el número de folio ingresando en este enlace.

Una vez que se haya aclarado el motivo para la suspensión o cancelación del CSD de tu cliente, podrán tomar las medidas adecuadas. Ya sea concertar una cita en las oficinas del SAT para presentar la documentación requerida y reactivar los sellos o acordar plazos para el pago de adeudos. Recuerda que siempre puedes revisar por tu cuenta las conclusiones a las que ha llegado la autoridad y defender a tu cliente siempre de mano de la ley.

Políticas de prevención que se pueden establecer

Lo que todos queremos como contadores es no vernos en esta situación con ningún cliente. Por ello es importante que implementemos políticas de prevención que nos ayuden a mantener a nuestros clientes al día con el SAT y nos eviten la labor de aclarar situaciones de incumplimientos, diferencias o inexactitud en los datos.

Por ello te recomendamos establecer una auditoría interna cada determinado tiempo con cada uno de tus clientes. En ella podrás revisar a profundidad que no existan diferencias entre las declaraciones presentadas y los CFDIs emitidos y que todo concuerde con relación a los estados de cuenta. Recuerda que las auditorías no tienen que ser tediosas y extenuantes, puedes implementar sistemas con inteligencia artificial que detecten los errores por ti, de tal suerte que haga falta sólo aplicar las correcciones. A su vez, podrás apartar un tiempo para actualizar los medios de contacto del SAT y así asegurarás tenerlos actualizados en caso de que la autoridad requiera contactar a tu cliente.

Conclusiones: rectificar para reactivar y prevenir para evitar problemas futuros

Aunque la cancelación de CSD sea una medida seria por parte de la autoridad, en ocasiones es la única manera de llamar la atención de algunos contribuyentes. Como no queremos encontrarnos en esa situación debemos de ayudar a que nuestros clientes no se encuentren en ninguno de los casos establecidos en los artículos 17 H y 17 H Bis del CFF. Esto se consigue a través de auditorías internas que nos llevan a subsanar errores antes de que lo solicite la autoridad y posibilita que nuestros clientes se encuentren al día en sus obligaciones y protegidos de ver su operación detenida por la cancelación del CSD. Para auditar continuamente los libros de tus clientes puedes implementar sistemas con I.A. que te ayuden a monitorear errores en las declaraciones y cuentas sin necesidad de desgastarte demasiado en este proceso.

¿Alguna vez has tenido clientes a los que se les haya cancelado su CSD? Cuéntanos en los comentarios.