Buena parte de la contabilidad de una empresa depende de la emisión de comprobantes digitales. Si eres el contador que encabeza el departamento contable de una PYME, por simple que sea la operación, necesitarás una plataforma digital para emitir CFDI 4.0. Además, un buen proveedor de facturación no sólo será un medio de emisión de facturas, sino que te brindará otra serie de servicios y soluciones que harán de la contabilidad un ejercicio sencillo.

En este blog repasaremos los puntos más importantes a considerar antes de contratar un servicio de facturación electrónica. Si eres el encargado de la contabilidad en tu organización o si quieres asesorar mejor a tus clientes quédate para conocer más de este tema.

¿Por qué contratar un servicio de facturación electrónica si el servicio del SAT es gratuito?

Lo primero que te puedes estar preguntando es por qué invertir en un software de facturación si el SAT ya cuenta con dicho servicio que además es gratuito. Bueno, pues existen muchas ventajas que posicionan a los servicios de facturación electrónica por encima de la plataforma gratuita del SAT.

En primera instancia, un servicio de facturación electrónica no es sólo un software de emisión de CFDI, sino que es una plataforma integrada de soluciones contables. Es decir, los servicios de facturación rara vez se limitan a proporcionar un solo servicio, sino que proporcionan herramientas adicionales para organizar la contabilidad, registrar clientes, acceder a CFDIs emitidos de manera rápida y sencilla… Todos estos servicios en conjunto agilizan la operación contable.

Mientras que la plataforma de facturación del SAT es aceptable para personas físicas que apenas comienzan a tributar, es decir pequeños emprendedores o empresas muy pequeñas que no implican una organización, suele ser insuficiente para operaciones de mayor tamaño. Una empresa que requiere emitir nómina y factura a variedad de clientes suele necesitar de más apoyo en el ámbito de software contable.

El tipo de software dependerá del tamaño de la empresa en cuestión y de sus necesidades específicas. Como contador debes de conocerlas a profundidad antes de considerar la contratación de cualquier software. Adicional a ello deberás de tener en cuenta una serie de puntos que te contamos a continuación.

La legitimidad de nuestro proveedor

Las facturas electrónicas sólo pueden ser validadas por proveedores autorizados por la autoridad fiscal, es decir, el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Afortunadamente para comprobar esto podemos ingresar en el sitio web y revisar sus listas de proveedores autorizados. Es imperativo contar con un proveedor de facturación electrónica que cumpla con todos los requerimientos de ley, de manera que nos garantice que todos nuestros documentos tributarios son válidos y legales.

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Experiencia

Es preciso que nos detengamos a revisar los años que tiene el proveedor en el mercado, su liderazgo, empresas que trabajan con ellos. Verifica sus procesos, cumplimientos y políticas. Es fundamental que a la hora de contratar a un proveedor tecnológico éste cuente con experiencia en facturación electrónica y que, idealmente, trabaje con clientes de la misma industria a la que pertenece nuestra empresa. Esto último será un indicador importante de que puede cumplir con las necesidades de nuestra área de especialidad.

Precio

Uno de los puntos más importantes a la hora de elegir un buen proveedor es el del precio, siempre será muy atractiva la oferta del proveedor que tenga el precio más accesible, aunque debemos tener cuidado en este punto. Igual de importante que el precio son las opciones de servicio. Es decir, los proveedores de facturas normalmente no sólo ofrecen el servicio de facturado, también existen otras herramientas que ayudan a la eficiencia de las empresas y al mismo tiempo hacer más rápido y sencillos otros trámites de administración y contabilidad de los negocios. Hay proveedores que ayudan a la capacitación de los trabajadores y facilitan la implementación de la facturación o la migración de facturas a tu empresa. Por ello, es muy importante que te detengas a revisar y comparar con cuidado en esta parte de la contratación, ya que no siempre el precio más bajo es la mejor opción.

Escalabilidad

Parte fundamental del servicio de facturación electrónica gira en torno a la cantidad de documentos que llegamos a emitir al mes y cómo esto puede cambiar con el tiempo. Es decir, idealmente con el tiempo tendremos que facturar mucho más. Es importante contar con un proveedor de facturación electrónica que pueda cubrir estas necesidades de acuerdo al crecimiento de nuestro negocio. Nuestro proveedor debe tener la capacidad de adaptarse a estas necesidades de forma sencilla, sin que sea un problema en nuestro desarrollo laboral cotidiano y de preferencia sin que tengamos que reiniciar nuestra búsqueda de proveedor de facturación electrónica en el momento en el que nuestra empresa crezca.

Servicio Global

Si nuestra empresa es una multinacional o atendemos a proveedores extranjeros, es muy importante que el servicio de facturación electrónica que elijamos ofrezca un servicio global. Esto nos permitirá trabajar de forma integrada y automatizada con todos nuestros socios de negocio sin importar su ubicación geográfica.

Conclusión: analizar antes de contratar para integrar beneficios

Entonces, como en todas las compras de importancia, antes de contratar un servicio de facturación electrónica debemos de hacer un análisis exhaustivo de las necesidades de nuestra operación en cuestión contable. A la par, debemos indagar las licencias y características de los servicios que se nos presentan. La elección de un buen proveedor de facturas electrónica no sólo ayuda a ahorrar dinero a las empresas, sino que nos permite cambiar la cultura organizacional y ser más eficientes.

¿Tú qué criterios aplicas antes de contratar servicios de facturación electrónica? Cuéntanos en los comentarios.