Aunque la nueva versión de la factura 4.0 no entrará en vigor sino hasta enero de 2023, más vale familiarizarse desde ahora con este nuevo formato para evitar retrasos cuando sea obligatorio usarla. Por ello te recomendamos que desde ahora comiences a emitir CFDIs en esta nueva versión. Para facilitar el proceso te traemos un tutorial paso a paso y tips que te ayudarán a emitir tus facturas sin ningún problema.

¿Dónde puedo emitir facturas 4.0?

En la plataforma del SAT ya es posible emitir facturas 4.0. Si estás acostumbrado a facturar a través del SAT verás que el proceso no es muy diferente. A su vez, puede ser que te estés preguntando: si ya está disponible, ¿por qué no lo he visto? Y es porque no se encuentra en el menú principal.

En la página principal, en el menú, en el aparatado “Factura Electrónica”, sigue siendo una de las primeras opciones “Servicio de Facturación CFDI 3.3…”, sin embargo, al dar clic en “Ver más” tendremos a nuestra disposición muchas más opciones. Es ahí donde se nos redirigirá a una página con distintos menús. Si desplegamos el que se titula: “Servicios de facturación”, ahí encontraremos la opción: “Servicio de facturación CFDI versión 4.0 (vigente a partir del 1 de enero del 2022)”.

Entonces, el camino es el siguiente:

• Página de inicio del SAT
  • Factura Electrónica
    • Ver más
• Página “Utiliza los servicios de factura electrónica”
  • Menú “Servicios de facturación”
    • “Servicio de facturación CFDI versión 4.0 (vigente a partir del 1 de enero del 2022)”.

Ingresar y Aceptar términos y condiciones

Una vez hemos dado clic en “Servicio de facturación CFDI versión 4.0 (vigente a partir del 1 de enero del 2022)”, se desplegará una página con información general sobre las facturas 4.0. Al pie de dicha página daremos clic en “Ejecutar en línea”.

En seguida el portal nos requerirá nuestros datos de acceso. Una vez los hemos ingresado se desplegará una página de términos y condiciones. Esta se refiere a los términos y condiciones de uso de los CFDIs 4.0. Para aceptar estos términos es necesaria la e.Firma. Una vez la hemos ingresado damos clic en  “Confirmar”, lo que habilitará el botón “Firmar”. Una vez hemos confirmado y firmado podemos dar clic en “Siguiente”.

A continuación, se desplegará el “Aviso Integral de Privacidad”. SI te preocupa cómo usa el SAT tus datos es muy recomendable que lo leas. Después de aceptarlo es que puedes comenzar a llenar la información del CFDI.

Entonces hasta el momento hemos:

• Ingresado a la página con información general sobre facturas 4.0
• Clic en “Ejecutar en línea”
• Dimos acceso con nuestros datos
• Confirmamos y firmamos términos y condiciones de uso de CFDI con la e.Firma
• Clic en “Siguiente”
• Aceptar el “Aviso Integral de Privacidad”.

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Cómo llenar la información del CFDI 4.0

Si usualmente utilizar la plataforma del SAT para facturar, hay información que ya se encuentra llenada. Esta es:

• Régimen fiscal
• Código Postal
• Fecha de emisión
• Tipo de factura
• Forma de pago
• Método de pago

Si necesitas modificar alguno de estos datos, puedes hacerlo colocando el cursor sobre el ícono de tres barras que se encuentra del lado izquierdo de cada apartado. Por ejemplo, si deseas cambiar el método de pago, después de dar clic aparecerá el recuadro para completes la información según requieras.

Después de eso viene la sección de “Datos Generales”. Ahí podrás escoger el tipo moneda y el tipo de cambio (este último sólo de ser necesario, si escogemos pesos mexicanos de inmediato se deshabilita la opción).

En seguida se encuentra un pequeño recuadro que te permite seleccionar si se trata de una factura global. Esta casilla no es obligatoria, es sólo en caso de que se trate de una factura global. Al seleccionar la casilla aparece un apartado en el que puedes seleccionar periodicidad, mes y año para el caso de las facturas globales.

A continuación, está el apartado de los datos del cliente. Te pedirá los siguientes datos:

• RFC
• Nombre o razón social
• Código postal
• Régimen fiscal

Para este apartado es importantísimo que tengas los datos de tu cliente como vienen en su Constancia de Situación Fiscal. Es muy recomendable que para hacer facturas 4.0 pidas a tus clientes una Constancia de Situación Fiscal actualizada. Recuerda que para personas físicas debes de llenar la información con su nombre, primer y segundo apellido. Mientras que para personas morales debes de escribir la denominación o razón social sin las siglas del tipo de sociedad mercantil. También es importante respetar números, espacios, signos de puntuación y escribirlo en mayúsculas.

Después podrás dar la descripción detallada de tu producto o servicio y recuerda ser tan específico como sea posible en este campo. Una vez que hayas llenado esto se van a habilitar otros campos. Entonces podrás seleccionar el producto o servicio por el cual estás emitiendo la factura. Si no sabes la clave, no te preocupes, al dar clic en la lupa se abrirá una ventana en la que, con palabras clave, podrás buscar el producto o servicio específico. Lo mismo es cierto para seleccionar la unidad de medida.

Luego deberás de llenar los apartados de “Cantidad”, “Valor unitario” y “Descuento” (en caso de aplicar). El apartado de “Importe” se calcula de manera automática, es decir, si en “Cantidad” especificaste que estás cobrando por dos productos y en “Valor Unitario” colocaste la cifra 50, de manera automática el “Importe” será 100. Asimismo, los cálculos de descuento son automáticos.

El siguiente apartado corresponde a los “Impuestos”, allí debes de seleccionar “Sí objeto de impuesto” para que se habiliten las opciones para hacer los cálculos de impuestos. Puedes aceptar las sugerencias de impuestos del SAT, de esta forma automáticamente se desprenderán aquellos que sugiere hacienda. Si optas por no usar las sugerencias deberás de seleccionar manualmente los impuestos a aplicar.

Una vez hayas seleccionado los impuestos deberás dar clic en “Guardar” de esta forma el sistema automáticamente calculará los impuestos y el total. En seguida, debemos dar clic en “Sellar”, si hay algún problema aparecerá un recuadro en el que se detallarán los errores. Si todo es correcto pasaremos a una nueva página en la que vamos a firmar el comprobante con la Fiel y el sello digital. Para finalizar debemos de dar clic en “Firmar”.

Resumiendo, el proceso para llenar una factura 4.0 en el portal del SAT es el siguiente:

• Revisar los datos prellenados (Régimen fiscal, código postal, fecha de emisión, tipo de factura, forma y método de pago).
• Llenar los datos generales
• Elegir moneda y tipo de cambio
• Seleccionar si se trata de una factura global (llenar datos en caso de ser necesario).
• Llenar los datos del cliente tal como están en su Constancia de Situación Fiscal (RFC, Nombre o Razón Social, código postal, régimen fiscal).
• Dar la descripción detallada del producto o servicio
• Especificar producto o servicio y unidad de medida (puedes apoyarte de la lupa).
• Llenar los campos de “Cantidad”, “Valor Unitario” y “Descuento” (si aplica). (Recuerda que de manera automática se calcula el importe).
• En el apartado impuestos debes de escoger los impuestos o aceptar las sugerencias de impuestos
• Dar clic en “Guardar” (esto hará que aparezca que el impuesto y el total).
• Dar clic en “Sellar”
• Firmar el comprobante con la Fiel y el sello digital

Para finalizar

Al finalizar este proceso aparecerá el “Resultado del Comprobante”. Allí podrás revisar los datos de tu CFDI (fecha y hora de emisión y autenticación, estatus…). En la casilla de la izquierda podrás descargarlo en formato PDF o XML. En el PDF verás que sigue siendo muy parecido al formato 3.3, sin embargo, verás nuevos datos tuyos y de tu cliente. Si quieres asegurarte de que es un CFDI 4.0 puedes abrir el archivo XML y en las primeras líneas se código se especifica la versión.

El sistema todavía tiene algunas fallas y se satura fácilmente, por lo que debemos ser paciente a que el SAT le dé el mantenimiento necesario y afine detalles. Sin embargo, recuerda que comenzar a emitir tus facturas 4.0 te ayudará a estar preparado para enero del próximo año.