Es bien sabido que un contador necesita ser bueno con los números. Sin embargo, no basta con la agilidad mental para satisfacer las necesidades de varios clientes, mucho menos en temporada de declaraciones anuales. Aunque hay muchas herramientas que hace tiempo que nos acompañan no dejan de venir a nosotros nuevos auxiliares para hacerlas más eficientes.
Excel es la herramienta default para llevar libros contables, sin embargo, también se le conoce por ser poco accesible. Por ello hoy te presentamos una herramienta que te puede ayudar a utilizar Excel como todo un experto sin necesidad de serlo. En este blog hablaremos de Excel Formulator y cómo lo puedes utilizar esta herramienta para eficientar tus labores como contador.
Excel es un programa de hojas de cálculo creado por Microsoft en 1985, aunque en ese entonces tenía otro nombre. Desde su creación el programa fue muy popular en ámbitos financieros y contables, con cada nueva actualización Excel fue desplazando a otros programas similares.
Excel trabaja con hojas de cálculo, un programa informático similar a una hoja cuadriculada que organiza la información en filas y columnas, las primeras van numeradas y las segundas con letras. Además de organizar la información se puede procesar data utilizando fórmulas que facilitan el cálculo de cosas como:
Sin embargo, este es el uso básico de Excel. Utilizando fórmulas y herramientas más complejas se puede procesar una gran cantidad de información y así sacarle más provecho a la aplicación. Además de que la información siempre estará organizada y así siempre será fácil acceder a ella.
Sabiendo utilizar Excel se pueden crear tablas dinámicas (que son especialmente útiles para estados financieros), con ella se puede comparar información, conocer su origen y combinar aquella que haga falta. A su vez el uso de rangos y referencias, así como de filtros avanzados permiten procesar información de manera mucho más sencilla. Estas herramientas aplicadas permiten tener una relación de los gastos de la empresa, reconocer los pagos y deducciones de impuestos, tomar en cuenta saldo a favor y hacer proyecciones para el siguiente año.
Por otro lado, muchos ven como una molestia cuando una fórmula de Excel marca error, sin embargo, si la fórmula está bien escrita, el problema está en los valores, lo que quiere decir que Excel también nos ayuda a detectar cuando nos hemos equivocado al ingresar la información.
Pero ¿cómo podemos asegurar que nuestras fórmulas siempre sean correctas?
Aunque es muy común que hoy en día la mayoría de los contadores sean unos expertos en Excel, siempre hay espacio para mejorar. Incluso para aquellos que llevan tiempo en esta profesión, han de saber que nunca es tarde para actualizarse. Excel Formulator es una herramienta que puede agilizar buena parte del trabajo complejo al utilizar Excel.
Muchas veces es fácil explicar verbalmente lo que necesitamos que haga una fórmula, pero desconocemos el lenguaje lógico correcto para llevarlo a cao, ahí es donde entra Excel Formulator. En el sitio hay una barra para describir qué es lo que queremos hacer en Excel, al dar enter, Excel Formulator responderá con la fórmula adecuada. Entonces sólo hará falta cortar y pegar la fórmula en Excel para completar el proceso.
También es posible hacer el proceso contrario. Si por ejemplo estás usando una hoja de cálculo con fórmulas prestablecidas (como por ejemplo en alguna plantilla) y no comprendes para qué sirve una fórmula en particular, puedes ingresar la fórmula y Excel Formulator describirá con palabras para qué se usa.
Siempre es útil contar con certificaciones y cursos que avalen nuestro expertise, sin embargo, si no está en tus posibilidades de tiempo o económicas tomar una certificación de Excel, Excel Formulator puede ser una herramienta autodidacta. Con ella avanzarás a tu ritmo y descubrirás las fórmulas necesarias para cubrir tus necesidades. A su vez, no detendrás tu trabajo para tomarte horas en descubrir cómo hacer lo que necesitas, obtendrás la respuesta de inmediato y entre más uses Excel mejorarás tus habilidades.
Aunque Excel Formulator es una gran herramienta, tiene sus limitantes. La versión gratuita sólo te permite consultar siete fórmulas por mes y te brinda soporte básico por email. La versión de pago cuesta 5 dólares con 99 centavos al mes, incluye fórmulas ilimitadas, soporte técnico preferencial y acceso temprano a nuevas herramientas. Si optas por pagar de manera anual en lugar de mensual, tendrás un pequeño descuento por el que cada mes terminará costándote 4 dólares con 49 centavos. Por último, es importante tomar en cuenta que Excel Formulator funciona mucho mejor en inglés, por lo que es importante conocer el idioma utilizarla más satisfactoriamente.
Quizás como contador no crees necesitar ayuda de esta herramienta porque llevas mucho tiempo usando Excel y tienes dominadas las fórmulas del día a día. Sin embargo, siempre es bueno saber qué nuevas herramientas están disponibles en el mercado, nunca se sabe cuando llegue un pasante a tu despacho y necesite algo de ayuda extra. A su vez, puede llegar el día en el que por un lapso olvidemos cómo hacer algo básico y Excel Formulator sea quien esté ahí para nosotros.
Cualquier herramienta inteligente que acelere los procesos es merecedora de nuestra atención, después de todo el tiempo es un recurso demasiado valioso como para desperdiciarlo en pruebas y errores de fórmulas al tanteo.
Por otra parte, acercar estas herramientas a contadores de algunas generaciones atrás (valiosos por su experiencia en el área) puede ser la clave para potencializarlos en las fuerzas de trabajo. Ya que, al contar con una herramienta que rompe las barreras generacionales y de alfabetización electrónica, se puede lograr un equipo multigeneracional en el que todos puedan aportar sus mejores habilidades sin sacrificar la agilidad de los procesos.
¿Te animarás a utilizar Excel Formulator? Cuéntanos en los comentarios. Esperamos que este blog te haya sido útil y que hayas encontrado ideas y herramientas para seguir creciendo como contador.
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